Contabilidad

Qué hay en el menú

Si te falta alguna pantalla es porque tu usuario no tiene ese permiso (ver Quién puede hacer qué).

Primeros pasos

1. En Plan de cuentas, cargá el plan modelo, importá el tuyo desde un CSV o armalo cuenta por cuenta.
2. En Parámetros contables, configurá las cuentas fijas (con el plan modelo, Completar con el plan modelo lo hace de un clic).
3. En Imputación contable, asigná cuenta propia a lo que no deba usar la de por defecto (por ejemplo, un rubro con su propia cuenta de ventas) y revisá la pestaña Resumen.
4. En Ejercicios, creá el ejercicio en curso (por ejemplo, del 01/01 al 31/12).
5. Cargá un asiento de tipo Apertura con los saldos iniciales de tus cuentas.
6. A partir de ahí, cargá los asientos del día a día y consultá los libros.

El plan de cuentas

El plan es un árbol que arranca en cinco rubros fijos: 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio Neto, 4 Ganancias y 5 Pérdidas. Se crean solos la primera vez que abrís el plan. No se pueden borrar ni cambiar de código, solo renombrar.

Debajo de cada rubro creás las cuentas que necesites, en hasta ocho niveles. Cada cuenta hace una de dos cosas:

• Agrupa otras cuentas (por ejemplo, "Caja y bancos"). En el listado aparece en negrita y no se puede usar en un asiento.
• Recibe asientos (por ejemplo, "Caja"). Es la que elegís al cargar un asiento y no puede tener subcuentas.

Cada cuenta indica además si se ajusta por inflación, o sea, si es no monetaria. Una cuenta nueva de Patrimonio Neto, Ganancias o Pérdidas viene tildada; una de Activo o Pasivo no, y la tildás vos en las que corresponda (bienes de uso, bienes de cambio). En el listado se marcan con "Ajusta". Ver Ajuste por inflación.

Códigos

El código de una cuenta es el de su cuenta madre, un punto y un número: 1.1.01 cuelga de 1.1, y 1.1.01.001 de 1.1.01. Así, con solo leer el código ya sabés dónde está la cuenta en el árbol.

• Al elegir la cuenta madre, el sistema te propone el próximo código libre (el último de sus hermanas + 1). Lo podés cambiar.
• El orden es numérico: 1.1.2 va antes que 1.1.10.
• Una cuenta no cambia de cuenta madre. Su código se puede cambiar mientras no tenga subcuentas.

Naturaleza y cuentas regularizadoras

Cada cuenta es deudora o acreedora, según el lado en el que normalmente tiene saldo. Al crearla se propone la de su rubro: deudora en Activo y Pérdidas, acreedora en Pasivo, Patrimonio Neto y Ganancias.

Cambiala solo en las cuentas regularizadoras, como Amortizaciones acumuladas o Previsión para incobrables, que son acreedoras dentro del Activo. En el listado se marcan como "Regularizadora".

Plan modelo

Mientras tu plan tenga solo los cinco rubros, el listado te ofrece Cargar plan modelo: un plan pensado para una PyME comercial, con caja y bancos, deudores por ventas, IVA crédito y débito fiscal, retenciones y percepciones, proveedores, ventas, costo de ventas y gastos de comercialización, administración y financieros.

Trae además lo necesario para el ajuste por inflación: las cuentas Ajuste de capital y Resultado por exposición a la inflación (RECPAM), los bienes de cambio, los bienes de uso, el Patrimonio Neto y los resultados ya marcados como cuentas que se ajustan, y el ajuste de Capital social dirigido a Ajuste de capital.

Es un punto de partida: después renombrá, agregá o desactivá las cuentas que quieras.

Importar el plan desde un CSV

Si ya tenés tu plan en otro sistema o en una planilla, en el plan de cuentas tocá Importar CSV (también está en Configuración → Importaciones). Es el mismo asistente que el resto de las importaciones: subís el archivo, revisás las columnas, mirás la vista previa y confirmás.

Descargá el modelo antes de armar el archivo: trae el plan modelo completo, una cuenta por fila, listo para abrir en Excel, adaptarlo y volver a subirlo. Las columnas son:

• La cuenta madre sale del código: 1.1.01.001 se cuelga de 1.1.01. Si esa cuenta no existe, se crea sola como agrupadora, con el nombre provisorio "Cuenta 1.1.01 (creada al importar)", y lo mismo con las de arriba hasta llegar al rubro. Así podés subir un archivo que solo trae las cuentas que reciben asientos.
• Para ponerle el nombre real a una cuenta creada así, cambialo a mano o incluí su fila en el archivo con Crear y actualizar (con Solo crear esa fila se omite, porque la cuenta ya existe). Las filas se importan en orden, de arriba hacia abajo.
• El primer tramo del código tiene que ser un rubro (1 a 5): 7.1.01 da error.
• Si a una cuenta que recibe asientos le llega una subcuenta, pasa sola a agrupar, salvo que ya tenga asientos o esté en la imputación contable o en los parámetros: en ese caso la subcuenta queda como error.
• Las filas de los rubros (1 a 5) solo pueden cambiarles el nombre. Con Solo crear se omiten, porque ya existen.
• Una cuenta ya cargada se reconoce por el código. Con Crear y actualizar se le actualiza el nombre y las columnas que vengan con dato; las vacías la dejan como estaba.

Desactivar y eliminar cuentas

• Eliminar solo se puede con una cuenta sin subcuentas, sin asientos y que no esté en la imputación contable ni en los parámetros.
• Para sacar de circulación una cuenta usada, desactivala: deja de ofrecerse al cargar asientos, pero su historia sigue en los libros. Para desactivar una cuenta que agrupa, primero desactivá sus subcuentas.
• Una cuenta que ya tiene asientos, o que está en la imputación contable o en los parámetros, no puede dejar de recibirlos.

Parámetros contables

Son las cuentas fijas que van a usar los asientos de los comprobantes: IVA débito y crédito fiscal, percepciones, caja, bancos, valores a depositar, cheques diferidos, diferencias de cambio, retenciones a depositar, resultado del ejercicio, RECPAM y demás. Están agrupadas por circuito (ventas, compras, tesorería, retenciones, cierre, ajuste por inflación).

• Solo se pueden elegir cuentas activas que reciben asientos.
• Completar con el plan modelo llena los parámetros vacíos con la cuenta equivalente del plan modelo, si existe en tu plan y está activa. No toca los que ya configuraste.
• Las retenciones sufridas (IVA, Ganancias e Ingresos Brutos) son las que te practican al cobrar: hoy las usan las liquidaciones de granos del módulo Cereales.
• Varios parámetros son además la cuenta por defecto de la imputación: Deudores por ventas, Proveedores, Ventas, Compras, Gastos varios, Caja, Bancos y las retenciones a depositar.

Imputación contable

Acá decidís qué cuenta usa cada cosa del sistema. Hay una pestaña por entidad, y solo aparecen las de los módulos que tenés contratados:

En cada fila ves la cuenta que le corresponde y de dónde sale: Propia, Heredada del rubro… o Por defecto. Si no resuelve a ninguna, aparece Sin cuenta.

Asignar cuentas

• De a uno: Asignar en la fila.
• En masa: tildá las filas (o marcá Aplicar a todos los que coinciden con la búsqueda, para que abarque todas las páginas) y tocá Asignar cuenta en masa.
• Si la entidad tiene dos cuentas (por ejemplo, ventas y compras), en la ventana elegís a cuál le asignás.
• Para quitar la cuenta propia, dejá la cuenta vacía: el registro vuelve a heredar.
• Solo se pueden asignar cuentas activas que reciben asientos.
• Desde un archivo: en Configuración → Importaciones, la importación de proveedores acepta las columnas cuenta_contable y cuenta_contable_compras, la de artículos cuenta_contable_ventas y cuenta_contable_compras, y la de conceptos de compra cuenta_contable, con el código de cada cuenta. Vacías, no cambian la cuenta que ya tenga el registro. Un código que no está en el plan se ignora: el proveedor, el artículo o el concepto se importa igual, sin esa cuenta.

El chequeo (pestaña Resumen)

Antes de que los comprobantes empiecen a generar asientos, la pestaña Resumen te muestra:

• los parámetros que faltan configurar;
• para cada uso, cuántos registros hay, cuántos tienen cuenta propia y cuántos se quedarían sin cuenta;
• posibles errores de imputación: cuentas de un rubro inesperado para su uso (por ejemplo, un cliente imputado a una cuenta de Pasivo, o una cuenta de ventas que no es de Ganancias), y cuentas que se desactivaron o dejaron de recibir asientos.

Ejercicios

Todo asiento pertenece al ejercicio que contiene su fecha. Sin un ejercicio que cubra esa fecha, el asiento no se puede cargar.

• Los ejercicios no se superponen y duran como máximo 24 meses (un primer ejercicio irregular puede pasar de 12).
• Al crear uno nuevo, el sistema propone el año siguiente al último que tenés.
• No podés cambiar las fechas de un ejercicio si algún asiento suyo quedaría afuera.
• Un ejercicio solo se elimina si no tiene asientos.

Cerrar períodos y ejercicios

Hay dos formas de congelar lo que ya está cerrado:

• Períodos cerrados hasta: una fecha dentro del ejercicio. Los asientos con fecha hasta ese día no se pueden cargar, editar ni anular. Usalo para los meses que ya presentaste.
• Cerrar el ejercicio: genera los asientos de cierre (ver abajo) y congela el ejercicio entero. Se puede reabrir desde el mismo listado. Para cambiar las fechas de un ejercicio cerrado, primero hay que reabrirlo.

Cargar un asiento

1. Elegí la fecha, escribí el concepto y el tipo: Manual para el día a día, Apertura para los saldos iniciales o Cierre para cancelar los saldos al último día (por ejemplo, si dejás de llevar la contabilidad en el sistema). El cierre de cada ejercicio no hace falta cargarlo: lo genera solo el sistema (ver El cierre del ejercicio).
2. En cada renglón elegí la cuenta y el importe en el Debe o en el Haber (uno solo por renglón). El detalle del renglón es opcional.
3. Al pie ves los totales y si el asiento balancea o cuánta diferencia queda.
4. Guardar: el asiento toma el próximo número del ejercicio.

El asiento no se guarda si:

• el total del Debe no es igual al del Haber;
• tiene menos de dos renglones;
• algún renglón tiene importe en los dos lados o en ninguno;
• usa una cuenta que agrupa o una cuenta inactiva;
• su fecha no cae en un ejercicio, el ejercicio está cerrado o el período está cerrado.

Numeración

Cada ejercicio numera sus asientos desde el 1, en el orden en que se cargan. Por eso, si cargás un asiento con fecha anterior a otros ya cargados, su número va a ser más alto que el de ellos. El Libro Diario igual los ordena por fecha.

Los asientos no se borran: se anulan. Así la numeración no queda con huecos.

Editar y anular

• Editar: desde Asientos, abrí el asiento y cambiá lo que necesites. Conserva su número. No se puede mover a una fecha de otro ejercicio: en ese caso, anulalo y cargalo de nuevo.
• Anular: el asiento queda en el Libro Diario marcado como anulado, con su número, pero deja de sumar en el Mayor y en Sumas y saldos. Un asiento anulado no se puede editar ni volver atrás.
• Un asiento anulado, automático o de un período cerrado se abre solo para consulta, con el motivo arriba.

Asientos automáticos

Cada comprobante genera su propio asiento, vinculado a él: desde el asiento se abre el comprobante (Generado por…), y en los asientos figura con el tipo Automático. Las cuentas salen de la imputación contable y de los parámetros.

• Facturas, notas de débito y notas de crédito de venta: al quedar emitidas (con CAE, o sin pedirlo si el punto de venta es en línea).
• Comprobantes de compra: al confirmarlos.
• Cobros (recibos) y pagos (órdenes de pago): al emitirlos o confirmarlos.
• Movimientos de bancos y cajas que no salen de un cobro o un pago: depósitos y rechazos de cheques de terceros, débitos de cheques propios y movimientos manuales con concepto.

No generan asiento los presupuestos, los comprobantes internos (letra X), los saldos iniciales importados (van en tu asiento de apertura) ni los borradores.

El asiento de una venta

• La nota de crédito hace el mismo asiento con los lados al revés.
• Una venta Contado no va a la cuenta del cliente sino adonde entró la plata: la caja (efectivo) o la cuenta bancaria (transferencia o QR).
• Una venta del Kiosko POS puede cobrarse con varios medios a la vez: va un renglón por cada cobro, a la cuenta de su medio — efectivo a la caja de la terminal, cheque a Valores a depositar (el cheque queda en la cartera), transferencia o QR con cuenta al banco, tarjeta a Tarjetas a cobrar y el resto a Otros medios a cobrar.
• En dólares se pasa a pesos con la cotización del comprobante. Cada importe se convierte por separado y la cuenta del cliente es la suma, así el asiento cierra exacto.
• Los comprobantes que arma el propio sistema van a su cuenta: la nota por diferencia de cambio a Diferencias de cambio, la nota de crédito por descuento en la cobranza a Descuentos otorgados, y en la nota de débito por cheque rechazado el renglón del cheque (sin IVA) vuelve a Valores a depositar.
• Una liquidación de granos (módulo Cereales) lleva el asiento de una venta, y otro aparte con lo que el comprador descontó: las deducciones a Gastos varios, su IVA a IVA crédito fiscal y cada retención a su cuenta de retenciones sufridas, contra la cuenta del comprador. Así el comprador queda debiendo el neto a cobrar, igual que en la cuenta corriente.

El asiento de una compra

Dónde va lo comprado:

• Renglones de artículos (con o sin remito): la cuenta de compras de cada artículo (o de su rubro).
• Mercadería cargada por importes (por alícuota, Fac. B/C o exento): el parámetro Compras.
• Gasto / servicio y compra anticipada: la cuenta de cada concepto de compra, en proporción a su neto. Si el concepto no tiene cuenta, la "imputación de compras por concepto" del proveedor, y si tampoco, el parámetro Gastos varios.
• Nota de débito por cheques rechazados: el importe de cada cheque vuelve a Cheques diferidos emitidos (si era propio) o a Valores a depositar (si era de terceros).

La nota de crédito del proveedor hace el mismo asiento con los lados al revés. En dólares se convierte igual que una venta.

El asiento de un cobro y de un pago

Cobro: al Debe, una línea por forma de pago, según adónde entró la plata; al Haber, la cuenta del cliente.

Pago: al Debe, la cuenta del proveedor por el total; al Haber, cada forma de pago (tabla de arriba) y cada retención practicada, a la cuenta de su régimen o al parámetro de retenciones a depositar de su impuesto.

• El asiento del cobro se arma con lo que efectivamente se cobró: las notas de crédito a favor que use y el descuento ya tienen su propio asiento.
• En dólares: el cobro se pasa a pesos con la cotización del recibo; el pago, que no guarda cotización, con la cotización cargada para ese día.
• Anular el cobro o el pago anula su asiento, igual que con las facturas. Editar un cobro emitido lo anula (y anula su asiento) y crea un recibo nuevo, que genera el suyo al emitirse.

Bancos, cajas y cheques

Los movimientos que no salen de un cobro ni de un pago llevan su propio asiento: la caja o el banco contra…

En dólares se pasa a pesos con la cotización cargada para el día del movimiento.

Si el comprobante cambia o se anula

• Anular el comprobante: su asiento se anula. Si el período ya está cerrado, el asiento no se toca: se genera un contraasiento con fecha del día que lo cancela.
• Editar un comprobante de compra confirmado: su asiento se rehace en el lugar, con el mismo número. Si el período ya está cerrado, se revierte con un contraasiento del día y se genera uno nuevo.
• Un asiento automático no se edita ni se anula a mano: se corrige desde su comprobante. Si no, el asiento y el comprobante dejarían de coincidir.

Asientos pendientes

La contabilidad nunca frena la facturación ni las compras. Si un asiento no se puede generar (falta una cuenta o un parámetro, no hay ejercicio para esa fecha, el período está cerrado), el comprobante se emite igual y queda en Asientos pendientes con el motivo.

1. Leé el motivo (por ejemplo, "Falta configurar: el parámetro «IVA débito fiscal»").
2. Corregilo: configurá la cuenta, creá el ejercicio, abrí el período.
3. Tocá Reprocesar en la fila, o Reprocesar todos.

Generar asientos del período (abajo, en la misma pantalla) genera los asientos que falten y rehace los existentes con la imputación y los parámetros actuales, hasta tres meses por vez. Sirve para contabilizar lo que cargaste antes de tener el módulo, o para aplicar un cambio de imputación a lo ya registrado. Los asientos de períodos cerrados no se tocan.

Ajuste por inflación

Con inflación, sumar pesos de enero con pesos de diciembre da un número que no representa nada: un rodado comprado en marzo en $ 6.000 no vale $ 6.000 de diciembre. El ajuste por inflación contable (RT 6 de FACPCE) pasa las cuentas no monetarias a moneda del cierre del ejercicio, mes a mes, con los índices de precios. Se hace desde la lista de Ejercicios, con Ajuste por inflación en la fila del ejercicio.

1. En Índices de precios, cargá el índice de cada mes del ejercicio y el del mes anterior al inicio (el del cierre anterior). Se cargan de a uno o pegando las dos columnas (mes e índice) copiadas de la planilla de FACPCE, un mes por renglón. El mes puede ir como 03/2026, 2026-03 o 01/03/2026. Si un mes ya tenía índice, se reemplaza. Los renglones que no se entienden (títulos, por ejemplo) se informan y se saltean.
2. Revisá en el plan de cuentas qué cuentas se ajustan por inflación y configurá el parámetro RECPAM.
3. Abrí Ajuste por inflación en el ejercicio: ves la hoja de trabajo con el índice y el coeficiente de cada mes y, por cuenta, el saldo histórico, el reexpresado y el ajuste. Se puede descargar en PDF, Excel o CSV para tu contador.
4. Registrar asiento: genera el asiento de tipo Ajuste por inflación al último día del ejercicio.
5. Después, cerrá el ejercicio como siempre.

Cómo se calcula:

• Cada movimiento de una cuenta que se ajusta se reexpresa desde su mes. El coeficiente es el índice del mes de cierre dividido por el índice de ese mes.
• Los saldos del asiento de Apertura se reexpresan desde el mes anterior al inicio, porque ya vienen en moneda del cierre anterior.
• El ajuste de cada cuenta va a la misma cuenta, salvo que en la cuenta elijas otra en El ajuste va a. El ejemplo típico es Capital social: se mantiene a su valor nominal y su ajuste va a Ajuste de capital.
• La contrapartida de todos los ajustes va al RECPAM. Si es acreedor, es ganancia (por ejemplo, tuviste más deudas que plata); si es deudor, es pérdida (la caja y los créditos en pesos perdieron poder de compra).
• Caja, bancos, créditos y deudas en pesos no se ajustan: ya están expresados en moneda de cierre.

Para registrarlo:

• el ejercicio tiene que estar abierto y los anteriores, cerrados (el ajuste parte del asiento de apertura);
• no puede haber comprobantes del ejercicio en Asientos pendientes, ni un asiento de tipo Cierre cargado a mano;
• tienen que estar todos los índices (los que faltan se marcan en rojo) y el parámetro RECPAM.

Si después cargás, corregís o anulás un asiento del ejercicio, o cambiás un índice, el ajuste queda desactualizado: la pantalla lo avisa y el ejercicio no se puede cerrar hasta que lo Recalcules. Recalcular anula el asiento anterior y registra uno nuevo con los saldos e índices de ese momento. Anular ajuste deja el ejercicio con los importes históricos. El asiento no se edita ni se anula desde la pantalla de asientos.

El cierre del ejercicio

Al Cerrar un ejercicio desde la lista de ejercicios, el sistema genera tres asientos:

1. Refundición (último día del ejercicio): cancela cada cuenta de Ganancias y Pérdidas contra la cuenta del parámetro Resultado del ejercicio. Lo que queda en esa cuenta es la ganancia o la pérdida del año.
2. Cierre (último día): cancela el saldo de cada cuenta de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.
3. Apertura (primer día del ejercicio siguiente): vuelve a abrir esos mismos saldos. Es el asiento N° 1 del ejercicio nuevo si todavía no tenía asientos.

Para poder cerrar:

• el ejercicio siguiente tiene que estar creado y abierto (ahí va la apertura);
• los ejercicios anteriores tienen que estar cerrados;
• no puede haber comprobantes del ejercicio en Asientos pendientes;
• el parámetro Resultado del ejercicio tiene que estar configurado;
• no puede haber un asiento de tipo Cierre cargado a mano en el ejercicio: ese ya dejó los saldos en cero y el ejercicio siguiente quedaría sin apertura. Anulalo y cerrá desde la lista de ejercicios;
• si el ejercicio tiene ajuste por inflación, no puede estar desactualizado (ver Ajuste por inflación).

Los asientos del cierre se registran aunque los períodos estén congelados, se ven en el Libro Diario con su tipo (Refundición, Cierre, Apertura) y no se editan a mano. Reabrir el ejercicio los anula, pero no el ajuste por inflación: si hace falta, lo recalculás antes de volver a cerrar. Si el ejercicio siguiente ya está cerrado, primero hay que reabrir ese.

Libro Diario

Los asientos del período en orden de fecha y número, cada uno con sus renglones. Los anulados aparecen tachados y no suman en los totales. Arriba ves la cantidad de asientos y los totales del Debe y del Haber.

Con Resumido por mes es el Diario centralizado: un asiento resumen por mes con el total del Debe y del Haber de cada cuenta. El Código Civil y Comercial (art. 327) permite registrar así, en forma global por períodos de hasta un mes, siempre que el detalle esté respaldado: el detalle es esta misma pantalla sin resumir. Consultá con tu contador cuál de los dos te conviene llevar.

Mayor

Elegí una cuenta que recibe asientos y el período. El Mayor muestra:

• el saldo anterior: todo lo registrado en la cuenta antes de la fecha "desde", aunque sea de ejercicios anteriores;
• cada movimiento del período con el saldo acumulado;
• los totales del período y el saldo final.

Los saldos llevan una D si son deudores y una A si son acreedores. Desde cada movimiento podés abrir su asiento.

Sumas y saldos

Para cada cuenta, lo que sumó al Debe y al Haber en el período y su saldo deudor o acreedor. Las cuentas que agrupan muestran la suma de sus subcuentas.

• Para el balance del ejercicio, poné como "desde" el inicio del ejercicio (es lo que se propone al abrir la pantalla).
• Nivel recorta hasta qué profundidad del árbol se ve: con nivel 1 ves solo los cinco rubros.
• Solo cuentas con movimientos oculta las cuentas sin importes en el período.
• Desde el nombre de una cuenta con movimientos se abre su Mayor.

Balance general

El estado de situación patrimonial a una fecha: Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, con el saldo acumulado de cada cuenta (de todos los ejercicios).

• Si el ejercicio todavía no se cerró, lo que está en las cuentas de resultado aparece dentro del Patrimonio Neto como Resultado del ejercicio (sin cerrar). Así Activo = Pasivo + Patrimonio Neto siempre, y arriba el sistema te avisa si no coincide.
• Al último día de un ejercicio ya cerrado no cuenta el asiento de cierre (si no, todo daría cero): ves el balance tal cual quedó.
• Nivel recorta hasta qué profundidad del árbol se ve.

Estado de resultados

Las Ganancias y las Pérdidas del período, cuenta por cuenta, y la ganancia o pérdida resultante. Por defecto, del inicio del ejercicio en curso a hoy. No cuenta la refundición del cierre: un ejercicio cerrado se sigue viendo con sus resultados.

Exportar

Todos los libros y estados se descargan en PDF, Excel o CSV, con el mismo período y los mismos filtros que estás viendo. El Excel y el CSV del Libro Diario llevan una fila por renglón de asiento (o por cuenta y mes, si está resumido), cómodo para pasárselo a tu contador.

Quién puede hacer qué

Anular va aparte de cargar a propósito: es habitual que solo el contador o el responsable administrativo pueda anular. Si tu contador entra desde su panel (Mi empresa → Contadores), cargar y anular asientos vienen en sus permisos sugeridos; se los podés sacar. El módulo se habilita por plan: si en el menú aparece atenuado, no está en tu plan y se lo podés pedir a soporte.