Guía de uso · Módulo Reportes
Reportes a medida
Armás tus propios reportes eligiendo qué datos usar, por qué agruparlos y qué sumar: ventas por vendedor y por mes,
los artículos más vendidos de un rubro, lo cobrado por forma de pago, el stock de cada depósito, lo que te debe cada
zona… Y podés poner datos distintos lado a lado, como ventas, cobranzas y saldo de cada cliente. Sin pedirle a nadie
que te programe un informe nuevo.
Lo que armás lo ves al instante, con su gráfico, lo guardás para volver a abrirlo cuando quieras, lo anclás a tu
pantalla de Inicio, lo compartís con tu equipo y lo descargás en PDF, Excel o CSV. Si tu plan lo incluye, también podés pedirlo en palabras y la IA lo arma por vos.
Lo básico
Los datos que podés usar
Cada reporte se arma sobre uno de estos conjuntos de datos:
| Datos | Qué trae | Por qué podés agrupar |
|---|
| Ventas por artículo | Cada renglón de las facturas, notas de crédito y notas de débito emitidas. | Fecha, cliente, zona, vendedor, punto de venta, tipo de comprobante, condición de venta, forma de pago, moneda, artículo, rubro, marca y depósito. |
| Comprobantes de venta | Las facturas, notas de crédito y notas de débito emitidas, con sus totales. | Fecha, cliente, zona, vendedor, punto de venta, tipo de comprobante, condición de venta, forma de pago y moneda. |
| Cobranzas | Lo cobrado en los recibos emitidos, forma de pago por forma de pago. | Fecha, cliente, zona, vendedor del cliente, forma de pago, caja y moneda cobrada. |
| Comprobantes de compra | Las facturas, notas de crédito y notas de débito de tus proveedores, confirmadas. | Fecha, proveedor, concepto de compra, tipo de comprobante, modalidad, condición de compra, depósito y moneda. |
| Compras por artículo | Cada renglón de mercadería de esas compras. | Lo mismo que los comprobantes de compra, más artículo, rubro y marca. |
| Movimientos de stock | Lo que entró y salió de cada depósito: ventas, compras, ajustes, transferencias, acopios… | Fecha, artículo, rubro, marca, depósito y tipo de movimiento. |
| Existencias | El stock de cada artículo en tus depósitos al cierre del período (ver fotos al cierre). | Artículo, rubro, marca y depósito. |
| Saldos de clientes | Lo que te debe cada cliente al cierre del período. | Cliente, zona, vendedor del cliente y condición de venta del cliente. |
| Saldos de proveedores | Lo que le debés a cada proveedor al cierre del período. | Proveedor. |
Y qué podés sumar o contar: cantidad, neto, IVA, total, cantidad de comprobantes, ticket promedio, costo y utilidad
en las ventas; lo cobrado y la cantidad de recibos en las cobranzas; cantidad, neto, total y costo unitario promedio
en las compras; entradas, salidas y cantidad de movimientos en el stock; stock vendible, stock físico y valorizado en
las existencias; y el saldo en pesos y en dólares, cada uno por separado, en los saldos.
¿Por qué?
Los totales dan lo mismo que los informes de cada módulo (el Subdiario de Ventas, el de
Cobranzas, el de Compras, Saldos de clientes, Saldos de proveedores y Stock por depósito), porque se calculan con
las mismas reglas: entran los comprobantes emitidos (con CAE o con CAEA) o confirmados, los anulados y los borradores
no, las notas de crédito restan, y lo que está en dólares se pasa a pesos con la cotización de cada comprobante. Los
saldos son la excepción: van en pesos y en dólares por separado, porque una deuda en dólares se debe en dólares. No
hace falta que sepas nada de eso: ya viene aplicado.
Día a día
Armar un reporte
- Entrá a Reportes → Nuevo reporte, o abrí una de las plantillas de Mis reportes → Para arrancar y ajustala.
- En Datos, elegí sobre qué querés trabajar (ver los datos).
- En Agrupar por, elegí hasta tres datos: por ejemplo, Vendedor y después Fecha por mes. Si elegís la fecha, al lado elegís si va por día, semana, mes o año. Sin agrupar, ves un solo total.
- En Mostrar, tildá qué sumar o contar.
- Elegí el período y, si querés, algún filtro.
El resultado se actualiza solo con cada cambio. Arriba ves el total del período de cada cosa que elegiste y abajo la
tabla, con su fila de totales. Tocando el título de una columna la ordenás de mayor a menor (otro toque, al revés).
Sin un orden elegido, la fecha va de la más vieja a la más nueva y el resto, de mayor a menor por lo primero que
tildaste en Mostrar.
Para un ranking ("los 20 artículos más vendidos"), poné un número en Mostrar solo las primeras (filas).
¿Por qué?
Los datos que dependen del cliente o del artículo, como la zona, el rubro o el
vendedor de las cobranzas, son los que tienen hoy. Si cambiaste un cliente de zona, sus ventas
viejas aparecen en la zona nueva. El vendedor de las ventas, en cambio, es el que quedó en cada comprobante.
Día a día
El gráfico
Arriba de la tabla, el reporte dibuja el gráfico que corresponde a cómo lo agrupaste:
- Agrupado por fecha: una línea en el tiempo.
- Por fecha y otro dato (por ejemplo, vendedor y mes): una línea por cada vendedor. Se muestran los cuatro más grandes y el resto va junto en Otros.
- Por un dato que no es fecha (cliente, rubro…): barras de mayor a menor, hasta 15.
- Sin agrupar, o con dos datos sin fecha (para eso está la tabla dinámica), no hay gráfico: la tabla lo dice mejor.
El gráfico muestra una sola cosa a la vez: si tildaste varias en Mostrar, en Cómo verlo elegís cuál
graficar. Pasando el mouse por una línea ves los valores de cada serie en esa fecha. Si no lo querés, destildá
Mostrar gráfico. La elección se guarda con el reporte.
¿Por qué?
Un solo dato por gráfico y el eje siempre desde cero, porque poner en el mismo gráfico importes de escalas distintas
(por ejemplo, pesos facturados y cantidad de comprobantes) o cortar el eje exagera las diferencias. Cuando algo no se
puede sumar en Otros (el ticket promedio, por ejemplo), quedan afuera las series chicas y el gráfico lo
avisa: los valores siempre están completos en la tabla.
Día a día
Cruzar dos datos: la tabla dinámica
Con exactamente dos datos en Agrupar por, en Cómo verlo podés elegir
Tabla dinámica: el primero va en las filas y el segundo en las columnas. Por ejemplo, cada rubro en
una fila y cada mes en una columna. Si tildaste más de una cosa en Mostrar, elegís cuál va en cada celda.
Invertir filas y columnas da vuelta la tabla: los meses pasan a las filas y los rubros a las
columnas. Los números son los mismos; sirve para leerla del otro lado o para que entre mejor (doce meses en
columnas obligan a desplazarse de costado, en filas entran cómodos). Es lo mismo que cambiar el orden de los dos
datos en Agrupar por.
La tabla dinámica lleva el total de cada fila y de cada columna, salvo para lo que no se puede sumar: la cantidad de
comprobantes en las ventas por artículo (un comprobante con dos rubros contaría dos veces), la cantidad de recibos en
las cobranzas y el ticket promedio. En esos casos ves solo las celdas.
Día a día
Poner datos distintos lado a lado
En Sumar datos de otro conjunto agregás las columnas de otros datos, agrupadas igual que tu reporte.
Por ejemplo, armás Comprobantes de venta agrupado por Cliente con el Total, y sumás
Cobranzas (lo cobrado) y Saldos de clientes (lo que debe): cada cliente queda en una fila con lo
que le vendiste, lo que te pagó y su saldo. O Ventas por artículo por Artículo, con las
Compras por artículo y las Existencias: cuánto vendiste, cuánto compraste y cuánto te queda.
- Se pueden sumar hasta dos conjuntos más. Cada columna nueva lleva entre paréntesis de qué conjunto viene, por ejemplo Cobrado ARS (Cobranzas).
- Solo aparecen los conjuntos que tienen todos los datos por los que agrupaste y filtraste. Si después agregás un dato que el otro conjunto no tiene, el reporte te avisa cuál sacar.
- Lo que está en un conjunto y no en el otro aparece igual, con 0 donde falta: un cliente que te pagó pero no te compró en el mes sale con ventas en 0.
- Podés ordenar por cualquier columna, también por las de los otros conjuntos.
- La tabla dinámica no se combina con otros conjuntos.
¿Por qué?
Cada conjunto se suma por su lado y después se ponen las filas juntas. Por eso un cobro con dos formas de pago o
una factura con diez renglones nunca duplican los números del otro conjunto. El vendedor no se
cruza entre ventas y cobranzas porque no es lo mismo: en las ventas es el que quedó en el comprobante y en las
cobranzas es el que tiene hoy el cliente.
Día a día
Saldos y existencias: la foto al cierre
Existencias, Saldos de clientes y Saldos de proveedores no son lo
que pasó en el período sino cómo estaba todo el último día del período. Para eso suman toda la
historia hasta ese día. Con Este mes ves el saldo actual; con Mes anterior, el que había el último
día del mes pasado. Por eso no se agrupan por fecha.
En las existencias, el stock vendible descuenta lo que está en lotes ya vencidos y el
físico no. Cuentan solo tus depósitos: lo acopiado por clientes ya está vendido. El
valorizado es el stock vendible al costo actual de cada artículo.
Día a día
El período
Podés elegir Este mes, Mes anterior, Este año, Año anterior,
Últimos 12 meses o Elegir fechas. En las ventas cuenta la fecha de emisión del
comprobante; en las cobranzas, la fecha del recibo.
¿Por qué?
Un reporte guardado con un período como "Mes anterior" se recalcula cada vez que lo abrís: en noviembre muestra
octubre, en diciembre muestra noviembre. Así un reporte que mirás todos los meses no hay que tocarlo nunca. Si
querés unas fechas fijas, usá Elegir fechas.
Día a día
Filtrar
En Filtros, elegí + Filtrar por… y el dato (por ejemplo, Rubro), y después
buscá y agregá uno o varios valores. El reporte muestra solo lo que coincide con alguno de ellos. Podés combinar
filtros de distintos datos; Quitar saca el filtro entero. La fecha no se filtra acá: para eso está el
período.
Día a día
Guardar y compartir
Guardar te pide un nombre y, si querés, una descripción. El reporte queda en Mis reportes
y se guarda la forma de armarlo, no los números: cada vez que lo abrís ves los datos de ese momento. En un reporte que
ya tenías, Guardar lo actualiza y Guardar como nuevo deja el original como estaba.
Quien tiene el permiso de compartir puede marcar Compartirlo con toda la empresa: el reporte aparece
para todos en Compartidos con la empresa. Un reporte compartido lo puede cambiar o borrar su dueño o
cualquiera con el permiso de compartir. Los demás lo abren, lo ajustan y lo guardan como propio.
¿Por qué?
Compartir un reporte no comparte datos. Cada uno lo ve con sus propios permisos: a quien no puede
ver costos, el costo y la utilidad no le aparecen, y quien no tiene acceso a los informes de ventas no puede
abrir uno de ventas. Si un reporte deja de poder abrirse (porque se apagó un módulo o cambió un permiso), sigue en
la lista marcado como No disponible y con el motivo.
Día a día
Anclar al tablero
En un reporte guardado, Anclar al tablero lo suma a tu pantalla de Inicio, arriba de
todo: con su gráfico si tiene uno, o con sus primeras filas. El nombre lo abre completo y Quitar lo
saca del tablero (el reporte sigue guardado). Podés anclar hasta seis.
¿Por qué?
El tablero es de cada usuario: lo que anclás vos no le aparece a nadie más. Y como cada reporte se vuelve a armar con
los datos del momento y con tus permisos, un reporte con período "Este mes" en Inicio siempre está al día. Cada
uno carga por su lado, así que un reporte grande no demora el resto de Inicio.
Día a día
Descargar en PDF, Excel o CSV
Los botones de arriba descargan lo que estás viendo, aunque no lo hayas guardado. El Excel trae los importes como
números y el CSV va separado por punto y coma, listo para abrir en Excel. La tabla dinámica se descarga "plana", una
fila por cada combinación: es lo que te sirve para seguir trabajándola en Excel. En Hoja del PDF
(dentro de Cómo verlo) elegís si el PDF sale vertical o apaisado; en Automática sale apaisado cuando el
reporte tiene más de cinco columnas. La elección se guarda con el reporte. El PDF se arma hasta
1.500 filas; si tiene más, bajalo en Excel o CSV.
Cada descarga queda registrada en la Auditoría, igual que la
de cualquier informe.
Día a día
Pedilo en palabras
Si tu plan incluye Reportes con IA, arriba del constructor tenés Pedilo en palabras.
Escribí lo que querés ver, por ejemplo "ventas por vendedor y por mes de este año" o "los 10 clientes que
más compraron el mes pasado", y tocá Armar reporte. La IA elige los datos, cómo agruparlos, qué
mostrar y el período, y el reporte aparece en el constructor con una explicación corta de lo que armó.
- Revisalo y ajustalo como cualquier otro antes de guardarlo: no se guarda nada solo.
- La IA no pone filtros por un cliente o un artículo puntual: arma el reporte agrupando por ese dato y te lo dice, para que filtres vos.
- Si pide algo que no se puede, arma lo más parecido y te avisa qué quedó afuera.
- Hay un tope de pedidos por mes para toda la empresa; debajo del campo ves cuántos se usaron.
¿Por qué?
La IA nunca ve tus números. Solo le mandamos tu pedido y los nombres de los datos que vos podés
usar (por ejemplo "Ventas por artículo", "Vendedor", "Total ARS"). Ella devuelve cómo armar el reporte, y el
sistema lo valida contra tus permisos antes de mostrarlo: aunque el pedido lo intente, no puede abrir nada que vos
no podrías armar a mano. Cada pedido queda en la Auditoría.
Configuración
Permisos
| Permiso | Qué habilita |
|---|
| Ver los reportes compartidos y los propios | Entrar a Reportes, abrir los reportes y armar uno para verlo en el momento. |
| Armar y guardar reportes propios | Guardar reportes, y cambiar o borrar los propios. |
| Compartir reportes con toda la empresa | Armar y guardar reportes, marcarlos como compartidos, y cambiar o borrar los compartidos de cualquiera. |
| Descargar reportes | Los botones de PDF, Excel y CSV. |
| Pedir reportes en palabras a la IA | Usar Pedilo en palabras, si tu plan lo incluye. |
Además, cada dato pide el permiso de los informes de su módulo (y que el módulo esté en tu plan): las ventas y los
saldos de clientes, el de informes de clientes; las cobranzas, el de informes de clientes o el de
informes de tesorería; las compras y los saldos de proveedores, el de informes de
proveedores; las existencias y los movimientos, el de informes de stock. El costo y la
utilidad de las ventas, los importes de las compras por artículo (el precio de compra es el costo) y el valorizado
del stock piden además el de ver costos y márgenes de Stock. Si una empresa no es Responsable
Inscripta, no hay neto ni IVA: se muestra el total.
Configuración
Topes
Un reporte muestra hasta 5.000 filas; si tiene más,
avisa que se muestran las primeras, y el total del período igual incluye todo. Si un reporte tarda demasiado en
armarse, se corta y te pide que acotes el período o sumes un filtro, para no frenar el sistema de toda la empresa.
