Acá está todo lo que el sistema sabe de cada cliente: sus datos fiscales, dónde está, quién le vende, a qué precios y cuánto te debe. Es la base de la que salen solas la letra de la factura, la lista de precios y el control de crédito.
También armás las zonas y las listas de precio, y sacás los informes de ventas, cobranzas, saldos y el libro de IVA para tu contador.
En Clientes tocá Nuevo (o la tecla +). También podés dar de alta un cliente sin salir de la factura, desde el buscador de clientes. Los números marcan lo más importante:
Va arriba de todo, en Fiscal y ARCA. Escribilo y tocá Traer datos de ARCA: se completan solos la razón social, la condición frente al IVA y el domicilio fiscal. Si algo no se pudo completar (por ejemplo, una localidad que no está en el catálogo), el sistema te dice qué falta. El domicilio fiscal es obligatorio: dirección, número, país, localidad y código postal (piso y depto. no). El país arranca en Argentina y el buscador de localidad solo muestra las de ese país: escribí parte del nombre y elegila de las sugerencias con el mouse, o con las flechas ↑ ↓ y Enter. La provincia y el código postal salen solos de la localidad.
Podés cargar varios, cada uno con una etiqueta opcional. La opción Principal marca el que se usa para WhatsApp y el que ve el repartidor. Todos los teléfonos van con código de área sin el 0 y sin el 15, sin espacios (10 dígitos en total).
La condición frente al IVA decide la letra de las facturas. Es obligatoria y arranca en Consumidor Final. El CUIT también es obligatorio, salvo para un Consumidor Final, un Sujeto no Categorizado o un Cliente del Exterior. Si cargaste el CUIT pero no el documento, el sistema usa el CUIT para facturar.
La lista define a qué precios le vendés (ver Listas de precio). A un cliente nuevo se le propone la lista configurada para Cuenta corriente en Configuración de precios. La zona sirve para agrupar y filtrar (ver Zonas).
Contado o Cuenta corriente es lo que se propone al facturarle; se puede cambiar en cada factura. Un cliente nuevo arranca en Cuenta corriente. El límite de crédito frena las ventas a cuenta corriente que lo superen; en 0 no hay tope.
Los vendedores que atienden a este cliente. El primero es el principal: aparece en el listado y se propone solo en las facturas y los remitos de ese cliente. Todos lo ven en la app de Preventa.
Retira (el cliente pasa a buscar la mercadería) o Envío a domicilio (se la mandás). Es lo que se propone al hacerle un presupuesto, una factura o un remito; en cada uno se puede cambiar. Un cliente nuevo arranca en Retira. Si tenés Reparto y WhatsApp, abajo está No mandar avisos de reparto por WhatsApp: tildalo si el cliente pidió no recibir los avisos automáticos de sus entregas (ver la guía de Reparto).
Si le mandás mercadería a otro lugar que no es el domicilio fiscal (una obra, una sucursal, un depósito), cargalo con + Agregar domicilio de entrega: un nombre para reconocerlo, la dirección y, si querés, notas para quien entrega (horario, referencias). El marcado por defecto es el que se propone cuando la venta va con envío; si no marcás ninguno, se propone el fiscal. Se guardan junto con el resto de la ficha.
En la pantalla completa, a la izquierda tenés un índice de las secciones para saltar a cada una; mientras bajás, marca en cuál estás. Si al guardar algo quedó mal, la sección se marca en rojo ahí. El botón Guardar cliente queda fijo abajo (también guardás con F2). Al editar un cliente, a la derecha ves un resumen con su saldo por moneda y cuánto usó de su límite de crédito (si tenés permiso de ver cuentas corrientes).
Por qué empezar por ARCA: la razón social y la condición de IVA tienen que coincidir exactamente con las de ARCA. Una condición mal cargada genera una factura con la letra equivocada, que ARCA rechaza o que el cliente no puede usar. Traerlas del padrón evita el error de tipeo.
El CUIT se valida con su dígito verificador, así que un número mal tipeado no se puede guardar. Es obligatorio porque es lo que se le informa a ARCA en cada factura: sin él, a un Responsable Inscripto o a un monotributista no se le puede hacer una A. Si un cliente viejo o importado no tiene la condición de IVA cargada, se le factura como Consumidor Final; la primera vez que edites su ficha, te va a pedir que completes lo que falte.
Por qué el domicilio fiscal va aparte: es el que figura en facturas, recibos y remitos como domicilio del cliente, y tiene que coincidir con el de ARCA. A dónde se entrega es otra cosa, y puede cambiar de una venta a otra. Por eso los domicilios de entrega no tocan el fiscal. Si después editás o borrás uno, los presupuestos, facturas y remitos que ya lo usaron no cambian: cada uno guarda una copia de la dirección a la que fue.
En el listado, el interruptor Activo saca al cliente de circulación: deja de ofrecerse al facturar, pero conserva todo su historial y su cuenta corriente. Lo podés reactivar cuando quieras.
Los clientes no se eliminan desde la pantalla: aunque lo hayas cargado por error, la baja es desactivarlo.
Una factura emitida es un documento fiscal que tiene que poder consultarse siempre, con su cliente. Si se pudiera borrar al cliente, quedarían comprobantes y deudas sin dueño. Por eso la baja es desactivarlo.
Además de buscar (Ctrl+K) y filtrar por zona, arriba de la tabla tenés filtros rápidos con la cantidad de cada uno: Todos, Con deuda (deben algo en alguna moneda), Con saldo a favor e Inactivos. Debajo de cada nombre ves su CUIT (o documento) y su condición frente al IVA, y tocando el nombre abrís su ficha. En cada fila, Cuenta corriente queda a la vista y el resto está en el botón ⋯:
Lo que el cliente debe en cuenta corriente. Positivo es deuda del cliente; negativo, saldo a su favor.
El extracto con todos sus movimientos y el saldo acumulado, exportable a PDF, Excel o CSV.
Lo que falta cobrar, comprobante por comprobante, con lo vencido a la vista.
Para escribirle al cliente sin salir del sistema. Aparecen si tenés el módulo de WhatsApp o el correo configurados.
Cada uno de esos botones depende de su propio permiso, además de Ver clientes: Ver cuenta corriente y análisis de deuda de clientes (de Facturación), Ver conversaciones con clientes (de WhatsApp) y Enviar mails a clientes. Si no ves alguno, es por eso.
Con Configurar columnas elegís qué datos ver: además de los de siempre, CUIT / DNI en su propia columna, teléfono, email, condición de IVA, límite de crédito, condición de venta, vendedor y el código del sistema anterior. La elección se guarda para toda la empresa: todos ven las mismas columnas. Por eso ese botón solo aparece con el permiso Configurar las columnas de los listados.
Cuando un vendedor se va o se reparten carteras, no hace falta abrir cliente por cliente. Y como la app de Preventa le muestra a cada vendedor solo sus clientes asignados, así también definís qué cartera ve cada uno en el celular. La excepción es un vendedor cuyo rol tiene el permiso Operar con todos los clientes (no solo su cartera): ese ve a todos.
Con el módulo Portal de Clientes, cada cliente entra con su usuario a Mi cuenta
(/{empresa}/cuenta) y ve lo suyo, nunca lo de otro cliente:
Cada factura dice si está Pagada, Pendiente, con Pago parcial (y cuánto falta) o con un Pago en proceso (una cobranza todavía sin confirmar, como un link de Mercado Pago sin pagar). Las de contado figuran como pagadas, porque se cobraron al emitirlas.
Si tenés el módulo Mercado Pago, aparece el botón Pagar: el cliente elige qué facturas pagar (vienen todas tildadas, de la más vieja a la más nueva), va a Mercado Pago y, cuando el pago se aprueba, se descuenta de su saldo solo. Del lado tuyo queda una cobranza en Tesorería (ver la guía de Tesorería). Si deja un pago a medio hacer, al volver ve Continuar el pago en lugar de Pagar, hasta que ese link vence a los 30 minutos.
Si repartís con el módulo Reparto, en Mis remitos cada remito dice cómo fue su entrega (en reparto, entregado, entrega parcial, no entregado) y, cuando hay prueba de entrega, el cliente baja la Constancia de entrega: quién recibió, la firma, las fotos y lo que faltó (ver la guía de Reparto).
En Movimientos ve la cuenta corriente con las columnas Qué pasó, Importe y Quedó, en lugar de Debe y Haber. Cada fila dice cómo quedó el saldo después de ese movimiento ("Debés $ 46.400,00"). Es el mismo extracto que el PDF.
El saldo se muestra sin signo y con la etiqueta, porque un "-120,00" no le dice al cliente si debe o tiene plata a favor. Solo ve comprobantes ya emitidos: los presupuestos y los borradores no aparecen, porque todavía no son un comprobante válido.
Para crear su cuenta o ingresar, el cliente marca la casilla de verificación de Cloudflare que aparece arriba del botón; casi siempre se resuelve sola, sin tener que elegir imágenes. Después de 5 contraseñas equivocadas para un mismo email hay que esperar un rato antes de probar de nuevo, y desde una misma conexión se pueden crear hasta 5 cuentas cada 10 minutos.
Por qué esa casilla: la pantalla de ingreso de tu portal está abierta en internet, y hay programas que prueban contraseñas o crean cuentas falsas en masa. La verificación los frena sin molestar a tus clientes.
Una zona es simplemente un nombre (Centro, Norte, Ruta 9…) que le asignás a cada cliente. Sirve para filtrar el listado de clientes y los informes (Listado de clientes, Saldos, Ranking de clientes y el Ranking de artículos más vendidos de Stock). No arma recorridos ni hojas de ruta: el módulo Reparto no la usa. Tampoco tiene que ver con las provincias o localidades: la armás como te sirva a vos.
Una zona que ya no usás se desmarca como Activa desde su edición. Solo se puede eliminar si no tiene clientes asignados, para que ningún cliente quede apuntando a una zona que no existe.
Cada artículo tiene un precio base (se carga en Stock). Una lista de precio dice cómo se transforma ese precio para un grupo de clientes. Hay tres tipos, y el tipo es uno solo para toda la lista:
| Tipo de ajuste | Cómo funciona | Ejemplo |
|---|---|---|
| Porcentaje | Un mismo % sobre el precio base de todos los artículos. Puede ser negativo, para una lista con descuento. | "Mayorista": −10% |
| Monto fijo | Suma (o resta) un importe al precio base, que se define artículo por artículo. | +$500 de flete por unidad |
| Precio fijo | Un precio puesto a mano para cada artículo, sin importar el precio base. | Precios pactados con una cadena |
Probá cómo queda el precio de un artículo:
En las listas de monto o precio fijo, el botón Ítems abre la lista de artículos con su valor y el precio resultante. Cuando das de alta un artículo nuevo, el sistema le crea solo su ítem en cada lista activa: en las de precio fijo arranca con el precio base, y en las de monto fijo en 0 (sin ajuste) hasta que le cargues el monto.
Un artículo sin ítem se vende a precio base: así ningún artículo queda sin precio, aunque te hayas olvidado de cargarlo en una lista.
No se puede cambiar el tipo de una lista que ya tiene ítems: un monto de $500 y un precio de $500 significan cosas muy distintas. Si el tipo cambiara, esos valores pasarían a interpretarse de otra forma sin que nadie se entere. Para cambiar de tipo, creá una lista nueva.
Una lista que está en uso no se puede eliminar (asignada a un cliente o a una condición de venta), para que nadie se quede sin precios. Si dos personas editan la misma lista a la vez, la segunda recibe un aviso para recargar, en lugar de pisar los cambios de la primera.
Que los precios incluyan IVA o no depende de cómo cargás el precio base, según la configuración de tu empresa (Mi empresa → Configuración → General). La lista solo lo ajusta.
En Configuración de precios definís, para Contado y para Cuenta corriente por separado:
Aparte, el bloque Presupuesto tiene su propia configuración, porque un presupuesto no tiene condición de venta:
Así decide el sistema la lista de una factura:
Es común vender de contado a un precio y financiado a otro. Con esta configuración, por ejemplo, todo lo que es de contado sale con la lista "Contado efectivo" para cualquier cliente, y lo de cuenta corriente con la lista de cada uno, sin que quien factura tenga que acordarse de elegirla.
Si no configurás nada, se usa la lista de la ficha del cliente y no se puede cambiar al facturar. Es el comportamiento más seguro.
El presupuesto tiene su propio tilde porque no tiene condición de venta, y porque es habitual querer cotizar con otra lista (una promoción, un precio mayorista) aunque al facturar no se permita cambiarla.
La pantalla Informes junta en un solo lugar un resumen de cada informe. Tocando uno, entrás a su pantalla con filtros (fechas, zona, vendedor, punto de venta…) y lo exportás a PDF, Excel o CSV.
¿Necesitás algo que estos informes no muestran, como ventas por vendedor y por mes o por zona y rubro? Armalo vos en Reportes a medida, si tu plan lo incluye: usa las mismas reglas que estos informes (notas de crédito restando, dólares pasados a pesos).
PDF de informes largos: si el informe tiene más de 1.500 filas, el PDF no se arma en el momento: se abre una pestaña que te avisa que lo estamos generando, y cuando está listo te llega a la campanita con el link para bajarlo (queda disponible 24 horas). Arriba de 30.000 filas el PDF no se ofrece: achicá el período o bajalo en Excel o CSV, que no tienen límite.
Por qué: un PDF de miles de filas tarda minutos en armarse. Generarlo aparte te deja seguir trabajando y no frena el sistema para los demás mientras tanto.
| Informe | Qué muestra |
|---|---|
| Listado de clientes | El padrón con datos fiscales, zona, vendedor, lista de precios y contacto. Se puede filtrar por activos o inactivos. |
| Saldos | Lo que debe cada cliente a una fecha de corte, en pesos y en dólares, con el total de deudores y de saldos a favor. |
| Libro de IVA Ventas | Facturas y notas emitidas en el período, en pesos, con el neto y el IVA por alícuota, y al pie el resumen por retención de Ingresos Brutos. Si usás Cereales, también las liquidaciones de granos que registraste (las emite el comprador, numeradas con su COE). |
| Subdiario de Ventas | Los comprobantes del período día por día, con subtotal diario y totales por tipo. Muestra los anulados, marcados y sin sumar. |
| Subdiario de Cobranzas | Los recibos del período día por día, con una columna por forma de pago. Se puede filtrar por caja (si tenés más de una). También está en Tesorería → Informes como "Cobros". |
| Ranking de clientes | Quiénes te compran más en el período: lo facturado a cada uno (facturas, notas de débito y liquidaciones de granos, menos notas de crédito), de mayor a menor. |
| Cuenta corriente | El extracto de un cliente puntual. Es el mismo que se abre desde el listado. |
Por qué el libro de IVA y el subdiario no dan lo mismo: el libro de IVA es el documento fiscal, y solo lleva lo que ARCA autorizó (comprobantes emitidos, sin borradores, anulados ni comprobantes internos X). El subdiario es un control interno: suma también los comprobantes internos X y muestra los anulados (borradores o pendientes que se descartaron, sin número), marcados y en cero. Una factura anulada con una nota de crédito sigue figurando como emitida en los dos, junto con su nota.
En pesos: el libro de IVA, el subdiario de ventas y el ranking llevan todo a pesos. Un comprobante en dólares se convierte con la cotización con la que se emitió, la misma que se le informó a ARCA, así el informe no cambia aunque después cambie el dólar. Los Saldos muestran pesos y dólares por separado. El Subdiario de Cobranzas muestra cada recibo en su propia moneda, y sus totales (del período, de cada día y de cada forma de pago) en pesos: un recibo en dólares suma con la cotización del recibo.
El libro de IVA de acá es el que le pasás a tu contador. Si lo invitás desde Mi empresa → Contadores, lo puede bajar él mismo desde su panel. El archivo oficial para presentar en ARCA (Libro IVA Digital) se genera en el módulo ARCA.
Si venís de otro sistema, no hace falta cargar los clientes uno por uno. En Mi empresa → Configuración → Importaciones, la importación Clientes toma un archivo CSV con el maestro de clientes: datos fiscales, dirección, modalidad de entrega, zona, lista de precio, vendedor (por nombre de usuario) y el código que tenían en tu sistema anterior. La pantalla te muestra qué columnas lleva y un ejemplo de cada una.
Se puede importar más de una vez: si el cliente ya existe, se actualiza en lugar de duplicarse. Para reconocerlo se usa un solo dato, el primero que traiga la fila: si tiene código del sistema anterior, se busca solo por ese código; si no, por CUIT; y si tampoco, por email. Si con ese dato no lo encuentra, lo da de alta como cliente nuevo, sin probar con los otros.
La localidad tiene que estar en el catálogo, pero no hace falta que venga escrita igual: se reconoce aunque esté abreviada (GRAL., CNEL., STA.), con la provincia pegada («LABOULAYE (CBA)», «ROSARIO STA.FE.»), con el código postal adelante o como «CAP. FEDERAL». Si el texto dice de qué provincia es, esa manda sobre la columna provincia, y la provincia del domicilio queda la de la localidad, igual que en la ficha. Las que no se reconocen aparecen antes de la vista previa, en el paso Localidades, una sola vez cada una con cuántas filas la usan y la más parecida ya propuesta: elegís cuál es (o buscás otra) y vale para todas esas filas. El catálogo es el oficial del país (localidades y parajes de la base Georef del IGN); si aun así la tuya no está, elegí Dejar vacía y pedile a soporte que la agregue para completarla en la ficha. La que quede sin elegir hace fallar su fila.
Por qué la localidad no se crea al importar: el catálogo de localidades es el mismo para todas las empresas que usan el sistema. Si cada importación diera de alta lo que trae su archivo, el buscador se llenaría de «GRAL LEVALLE», «LEVALLE» y «General Levalle» como si fueran tres pueblos distintos, y los domicilios de un mismo lugar quedarían repartidos entre los tres.
La importación pasa por las mismas validaciones que el alta a mano (CUIT válido, email sin repetir, condición de IVA reconocida), así que no entran datos que después rompan una factura. Reimportar tampoco borra los teléfonos extra que hayas cargado a mano: solo actualiza el principal.
Lo que la ficha exige (domicilio, CUIT) no se exige al importar: un archivo de otro sistema suele venir incompleto, y es mejor tener al cliente cargado y completarlo después. La primera vez que edites uno al que le falte algo, la ficha te lo va a pedir. A un cliente nuevo sí se le aplican los mismos valores por defecto que en el alta a mano: Cuenta corriente, la lista configurada para esa condición, Retira como modalidad de entrega y, si no trae condición de IVA ni CUIT, Consumidor Final. La dirección del archivo es el domicilio fiscal; los domicilios de entrega se cargan a mano en la ficha. Si la condición de venta o la modalidad de entrega vienen vacías, un cliente que ya existe conserva las que tenía.
Los saldos iniciales de cuenta corriente se importan aparte, con Saldos de clientes o, factura por factura, con Comprobantes pendientes de clientes (ver la guía de Facturación).
Cada usuario tiene un rol, y el administrador de tu empresa decide qué puede hacer cada rol (Mi empresa → Roles y permisos). Estos son los de Clientes:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Ver clientes | El listado y su saldo. |
| Crear, editar, activar y eliminar clientes | La ficha completa y el interruptor Activo (los clientes no se eliminan desde la pantalla: se desactivan). |
| Asignar vendedor a clientes | La asignación masiva de vendedores desde el listado. |
| Ver / gestionar zonas | El listado de zonas, o además crearlas, editarlas y eliminarlas. |
| Ver / gestionar listas de precios | Las listas y sus ítems, o además crearlas y editarlas. |
| Configurar precios por condición de venta | La pantalla Configuración de precios. |
| Ver informes de clientes | Los informes, salvo el libro de IVA. |
| Exportar informes de clientes | Descargar los informes en PDF, Excel o CSV. |
| Ver el libro IVA ventas | El libro de IVA, aparte por ser información fiscal. |
Por ejemplo, un vendedor puede ver los clientes y sus saldos sin poder tocar las listas de precio ni ver el libro de IVA.
