Tesorería

Qué hay en el menú

Si te falta alguna pantalla es porque tu usuario no tiene ese permiso (ver Quién puede hacer qué).

Borrador, emitido y anulado

Los recibos y los pagos funcionan igual que una factura (en Pagos, el estado emitido se llama Confirmado):

• Borrador: todavía no tiene número ni movió nada, pero ya reserva el saldo de las facturas que imputa. Se edita libremente, y si no lo vas a usar lo sacás con Descartar en el listado (queda anulado, sin número, y libera el saldo).
• Emitido: toma su número, baja la cuenta corriente y mueve la caja, el banco o los cheques.
• Anulado: se revierte todo con movimientos contrarios; los movimientos originales no se borran. Los cheques de ese recibo que seguían en la cartera salen de ella.

Cobrar a un cliente

1. En Cobros → Nuevo elegís el cliente. Arriba aparecen los que tienen algo pendiente. Desde esa lista también podés mandarle un recordatorio de pago por WhatsApp.
2. Arriba ves cuánto debe, cuánto de eso está vencido y si tiene saldo a favor en notas de crédito.
3. ¿Qué te paga? Elegís Facturas o A cuenta. Con Facturas tildás las que cancela (los atajos Todas y Solo vencidas las marcan de un toque), o escribís cuánto te dio y tocás Repartir de la más vieja: cancela las facturas en orden y la última, si no alcanza, queda parcial. Si confirmás sin tildar ninguna, se reparte solo de la misma forma: con el importe que escribiste en o te dio o, si lo dejaste vacío, con lo que cargaste en las formas de pago — así el caso común ("me trajo tanto") no necesita ese clic. Si tildaste alguna a mano, se respeta tal cual. Aparecen las facturas y notas de débito a cuenta corriente en la moneda del recibo (las de contado ya se cobraron al facturarlas), y las liquidaciones de granos por su neto a cobrar si usás Cereales. A cuenta es para señas o pagos adelantados: escribís el importe y queda a favor del cliente.
4. ¿Cómo te pagó? Tocás la forma de pago (efectivo, cheque, transferencia, tarjeta, Mercado Pago u otro) y se agrega con lo que falta cobrar ya cargado: si pagó todo con una sola, no tenés que escribir nada más. Si pagó con varias, agregás la segunda y arranca con lo que quedó. Completar con lo que falta ajusta una ya cargada. Cada una pide solo sus datos (el cheque, su banco y fecha de cobro; la transferencia, a qué cuenta entró). Mercado Pago siempre va solo (ver más abajo). Todo el recibo pasa por tu caja (ver Cajas).
5. El Resumen de la derecha te dice si falta cobrar, si está completo o si te pagó de más. Cuando cierra, Emitir recibo lo guarda y lo emite de una vez, y te muestra qué facturas canceló, adónde entró la plata y cuánto le queda debiendo, con el PDF a mano. Si querés terminarlo después, Guardar borrador y lo emitís desde el listado de Cobros. Ya emitido, se puede mandar por email o WhatsApp desde su fila en Cobros.

La fecha, la moneda, la caja y el vendedor están en Datos del recibo, a la derecha, con Cambiar: casi siempre quedan como vienen (hoy, la moneda de lo que debe, tu caja).

Adónde va cada forma de pago

Cobrar con un link de Mercado Pago

Es un módulo opcional: si no lo tenés contratado, Mercado Pago no aparece como forma de pago en ningún lado (acá, en Facturación ni en el Kiosko) y esta sección no te aplica.

Elegís Mercado Pago como forma de pago (sola, no se puede combinar con otra en el mismo recibo) y con Generar link de pago el sistema genera un link en vez de guardar el recibo directo — mandáselo al cliente por el medio que uses (WhatsApp, email). El recibo queda en Borrador, sin número todavía: recién se confirma y numera solo cuando Mercado Pago avisa que el cliente pagó — no hace falta que vuelvas a entrar a confirmarlo a mano, y de hecho no se puede: un Borrador de Mercado Pago no tiene botón "Emitir", para no declarar cobrado algo que nadie verificó.

• Usa la cuenta de Mercado Pago que cargaste en Empresa → Configuración → Pagos — la misma que usa la Tienda Online, si la tenés.
• Si el aviso de Mercado Pago se demora o se pierde, el recibo se queda en Borrador en el listado de Cobros con el botón Verificar cobro: consulta directo a Mercado Pago si ya hay un pago registrado, y si lo encuentra, confirma el recibo igual que si hubiera llegado el aviso.
• El link queda guardado: si se te pierde (cerraste la pestaña sin copiarlo, por ejemplo), volvé al listado de Cobros y usá Copiar link de pago en el menú ⋯ de la fila del borrador — es el mismo link, no genera uno nuevo. Si generarlo la primera vez falló, en ese mismo menú aparece Generar link de pago para reintentarlo.
• El cliente que paga el link no necesita tener cuenta en el Portal — después de pagar llega a una pantalla genérica de agradecimiento, no a su cuenta corriente.

Cobrar con QR de Mercado Pago

Para cuando el cliente está con vos. En ¿Cómo te pagó? hay dos opciones (si tenés Mercado Pago):

• QR Mercado Pago: al tocar Cobrar con QR aparece un QR en pantalla con el importe, para que el cliente lo escanee con la app de Mercado Pago o la de su banco.
• QR Mercado Pago (mostrador): el cliente escanea el QR impreso que ya tenés pegado en el mostrador (el de un punto de venta, dado de alta en Empresa → Configuración → Pagos) y le aparece el importe para pagar. Si tenés más de uno, elegís cuál. Aparece solo si hay alguno dado de alta.

En los dos casos el QR va solo (no se combina con otra forma de pago) y cobra exactamente lo que cobrás. La pantalla queda esperando el pago y, apenas Mercado Pago lo acredita, el recibo se emite solo y te muestra el resumen. Mientras tanto el recibo existe como Borrador: no se emite ni se edita a mano. Si el cliente no paga, Cancelar lo descarta; si el QR vence sin pagarse, también se descarta solo y podés volver a intentarlo. Si cerraste la pantalla antes de que se confirmara, en el listado de Cobros el borrador tiene Verificar cobro, como el link.

Pagos que hace el cliente desde el Portal

Si tenés el Portal de Clientes y Mercado Pago, el cliente puede pagar sus facturas solo, desde Mi cuenta → Pagar (ver la guía de Clientes). Por detrás es lo mismo que un link de Cobranzas: se crea un recibo en Borrador que imputa las facturas que eligió, y se confirma y numera solo cuando Mercado Pago avisa el pago. Lo ves en el listado de Cobros con Verificar cobro, como cualquier otro link. Va a la caja principal, porque no lo cargó nadie del equipo.

Descuento por pronto pago

Si le hacés un descuento al cliente al cobrar, tildá Hacerle un descuento debajo de las facturas y cargalo (por porcentaje o por importe). El descuento se calcula sobre lo imputado: las formas de pago cubren lo imputado menos el descuento. Al emitir la cobranza se emite sola una nota de crédito por ese descuento, imputada a las mismas facturas.

El PDF del recibo lo muestra: en el detalle de facturas, la columna Desc. NC dice cuánto le cancela la nota de crédito a cada factura (y el pendiente ya lo descuenta), y abajo aparece la nota de crédito con su número, su importe y cuánto se imputó a cada factura. Si la nota todavía espera el CAE, lo aclara al lado del número; en un borrador figura como "se emite al emitir la cobranza".

Usar notas de crédito a favor del cliente

Si el cliente tiene notas de crédito con saldo todavía sin imputar (por ejemplo, una nota sobre una factura que ya estaba cobrada), y tiene facturas a cobrar en la moneda de la cobranza, debajo de las facturas aparece Usar el saldo a favor. Tildá primero las facturas y después la nota: se precarga con lo que alcance de su saldo, y lo podés bajar. Ese importe se imputa a las facturas tildadas en orden (la más vieja primero) y baja lo que tienen que cubrir las formas de pago.

• Solo se ofrecen notas en la misma moneda que la cobranza, y solo si hay facturas a cobrar en esa moneda: una nota a favor se usa contra facturas.
• No se puede usar más que el saldo de la nota ni más de lo imputado a las facturas tildadas.
• La cobranza tiene que llevar al menos una forma de pago con importe: para cancelar una factura solo con una nota de crédito, la nota tiene que estar relacionada con esa factura.
• El PDF del recibo muestra la columna NC a favor en el detalle de facturas (y el pendiente ya la descuenta) y abajo las notas usadas, con cuánto se imputó a cada factura.

Cobranzas en dólares

Un recibo tiene una moneda (la de la deuda que cancela), pero cada forma de pago puede estar en otra. Por ejemplo, un recibo en dólares que se paga con una transferencia en pesos se convierte con la cotización cargada en el recibo (en Datos del recibo; cada forma de pago muestra su equivalente). Si tenés activadas las diferencias de cambio (Mi empresa → Configuración → General), al emitir se genera sola la nota de débito o de crédito por la diferencia entre la cotización de cada factura y la de la cobranza. El formulario te muestra una vista previa antes de emitir.

Para una factura importada del sistema anterior (ver Facturación), la nota sale con la letra de esa factura pero por el punto de venta con el que facturás en el sistema nuevo (el de tu última factura electrónica; si todavía no hiciste ninguna, el de número más bajo, sin contar los internos ni los en línea), pide CAE como cualquier otra y se le informa a ARCA asociada a la factura original.

Editar o anular un recibo emitido

• Editar un emitido en realidad lo anula y crea uno nuevo en borrador con los cambios, que después emitís (con número nuevo). Así siempre queda el rastro. Como anula el original, además de "Crear y editar recibos" pide el permiso Anular recibos.
• Editar no se puede si algún cheque de ese recibo ya salió de la cartera (se depositó, se endosó o rebotó), ni si una transferencia ya está conciliada con el banco.
• Anular no se puede si algún cheque salió de la cartera, ni si la nota de crédito por descuento ya tiene CAE. Una transferencia conciliada no impide anular.
• Una conciliación o el depósito de un cheque no se deshacen desde el sistema: por eso esos casos bloquean.

Pagar a un proveedor

1. En Pagos → Nuevo elegís el proveedor: arriba ves cuánto le debés y cuánto está vencido.
2. ¿Qué le pagás? Igual que en Cobros: Facturas (tildando, con los atajos Todas / Solo vencidas, o escribiendo un importe y tocando Repartir de la más vieja) o A cuenta, un adelanto con su importe. El importe del pago es lo que tildás: no hay un total aparte para hacer coincidir. Las facturas que ARCA no pudo constatar aparecen marcadas A revisar.
3. Si sos agente de retención, debajo aparece la retención de Ganancias ya calculada; Ver cálculo muestra el detalle y deja ajustarla a mano, con motivo.
4. ¿Con qué le pagás? Tocás la forma de pago y se agrega con lo que falta, ya descontada la retención: efectivo, transferencia (sale de una cuenta), cheque propio, cheque de cartera (elegís de la lista el que le endosás, y el importe es el del cheque: un cheque no se fracciona), tarjeta u otro. Todo sale de tu caja: el efectivo baja su saldo, el cheque endosado sale de la caja y el resto queda registrado en el turno como informativo.
5. Cuando el Resumen dice Pago completo, Emitir orden de pago la guarda y la emite de una vez: queda Confirmado, la deuda con el proveedor baja por el total (incluida la retención) y se numera el certificado de retención para entregarle. También podés Guardar borrador y emitirla después desde el listado de Pagos. Ya confirmado, desde el menú ⋯ de la fila se le manda la orden de pago en PDF por Email o WhatsApp (los certificados de retención se bajan aparte, desde el importe de cada retención).

Un pago confirmado no se edita: si hay que corregirlo, se anula y se carga de nuevo. Al anular se revierte todo: el cheque propio todavía no cobrado queda anulado y el cheque endosado vuelve a la cartera. No se puede anular si un cheque propio de ese pago ya se cobró o rebotó, ni si el proveedor te devolvió rechazado un cheque de terceros que le endosaste en ese pago. El número del certificado de retención no se reutiliza.

Retenciones de Ganancias

Si tu empresa es agente de retención de Ganancias (RG 830), activalo en Config. retenciones, junto con el importe mínimo de retención. Después, en Regímenes de retención, cargás cada régimen con su alícuota para inscriptos y no inscriptos, el mínimo no sujeto a retención y, si corresponde, la escala progresiva (honorarios). En la ficha de cada proveedor indicás su condición frente a Ganancias y su régimen.

Cómo se calcula

1. Se acumula el mes: se suman todos los pagos del mes al mismo proveedor y régimen. La base es el neto de las facturas pagadas, sin IVA ni percepciones.
2. Se resta el mínimo no sujeto, una sola vez en el mes (solo a inscriptos, salvo que el régimen diga otra cosa).
3. Se aplica la alícuota (inscripto o no inscripto) o la escala.
4. Se resta lo ya retenido en el mes: en este pago se retiene solo la diferencia.
5. Si el proveedor tiene un certificado de exclusión vigente, se descuenta ese porcentaje.
6. Si el resultado es menor al importe mínimo de retención, no se retiene. Pero la base igual cuenta para el próximo pago del mes.

La retención se calcula solo en pagos en pesos. En un pago a cuenta (sin facturas) indicás vos la base. Si hace falta, podés ajustar el importe retenido a mano, dejando el motivo.

Probalo (los valores son de ejemplo, cargá los vigentes de tu régimen):

En Retenciones ves todas las practicadas, con su base, el importe y el número de certificado. Para presentarlas en ARCA (SICORE), el archivo se genera en el módulo ARCA. Hoy el sistema calcula las retenciones de Ganancias; las de IVA e Ingresos Brutos todavía no.

Cuentas bancarias y conciliación

Cada cuenta bancaria propia tiene su moneda y, si ya tenía plata antes de empezar a usar el sistema, un saldo inicial. Su extracto muestra todos los movimientos: los que generan solos los cobros, los pagos y los cheques, y los que cargás a mano (un gasto bancario, una extracción) con un concepto.

Dar de alta una cuenta

• La cuenta: banco, número, tipo (caja de ahorro o cuenta corriente) y moneda. Si el banco no está en la lista, el link Agregar banco lo carga en otra pestaña (hace falta el permiso de catálogos); después recargá el formulario para que aparezca.
• Datos para transferencias (opcionales): CBU, alias y titular. El CBU lo podés pegar con espacios o guiones: se guardan solo los 22 dígitos, y el contador al lado del campo te avisa cuando están todos. El sistema controla los dígitos verificadores y que no haya otra cuenta con el mismo CBU o alias.
• Saldo inicial, solo al darla de alta: el saldo que figuraba en el banco a una fecha, si la cuenta ya tenía plata antes de usar el sistema.
• Cuenta activa: una cuenta inactiva deja de ofrecerse al depositar cheques o cargar cheques propios, pero conserva todo su historial.

A la derecha ves una vista previa de la cuenta, que se arma mientras completás. Guardás con el botón o con F2.

Conciliar con el banco: dos formas

Conciliar es comprobar que lo que dice el sistema coincide con lo que dice el banco. Cada movimiento de la cuenta queda conciliado (ya lo viste en el banco) o no. Hay dos formas de llegar a eso, y se pueden combinar:

Con el extracto del banco (archivo)

1. En el extracto de la cuenta, tocá Importar extracto y subí el archivo de tu home banking (CSV o Excel). Como cada banco usa columnas distintas, indicás cuál es la fecha, la descripción y el importe. El importe va con signo, como lo exporta el banco: -1.500,00, (1.500,00) o 1.500,00- son un débito, y 1.500 son mil quinientos pesos. Una fecha que no existe (un 31/02) o que no se entiende queda marcada como error de esa fila, en vez de importarse con otro día.
2. Tocá Conciliar automáticamente: el sistema vincula solo las líneas que tienen un único movimiento posible, con el mismo importe al centavo, del mismo tipo (un débito del banco con un egreso, un crédito con un ingreso) y con no más de 3 días de diferencia en la fecha. Si hay varias líneas y varios movimientos idénticos (dos débitos automáticos iguales el mismo día), los empareja por fecha. Al terminar te dice cuántas vinculó y cuántas quedan para revisar.
3. Las líneas que quedan las resolvés a mano: la vinculás con el movimiento que ya está en el sistema (el selector muestra primero los de importe más parecido, y solo los del mismo tipo), o creás el movimiento si faltaba (típico: comisiones e impuestos del banco), eligiendo antes su concepto en la columna Concepto (si se crea) de esa línea. Si una línea no corresponde conciliarla (una fila de saldo o de totales que se coló, o un extracto que subiste en la cuenta equivocada), tocá Descartar: sale de la lista y no vuelve aunque importes otra vez un extracto que la incluya. Las descartadas se ven con Ver descartadas, desde donde se pueden restaurar.
4. Los movimientos vinculados quedan conciliados. Si un vínculo quedó mal, tocá Desvincular al lado del movimiento: la línea vuelve a quedar pendiente y el movimiento, sin conciliar (salvo que también lo hayas tildado en una conciliación manual: eso sigue valiendo). Si el movimiento se había creado desde esa línea, no se borra: para corregirlo, cargá otro movimiento en sentido contrario.

No se puede cambiar la moneda de una cuenta que ya tiene movimientos, ni eliminar una cuenta con movimientos.

Conciliación manual, sin archivo

Si tu banco no exporta el extracto, o preferís controlarlo mirando el resumen, conciliás a mano: le decís al sistema cuánta plata dice el banco que tenés a una fecha, y vas tildando los movimientos que ves en el banco hasta que las dos cuentas den lo mismo. Se entra desde el extracto de la cuenta, con Conciliación manual.

Paso a paso

1. Elegí la fecha de corte: el día hasta el que vas a conciliar, normalmente el último día del resumen del banco. No puede ser posterior a hoy.
2. Cargá el saldo según el banco a esa fecha, tal como figura en el resumen o en el home banking. Si la cuenta está en descubierto, va en negativo.
3. Abajo aparecen los movimientos sin conciliar hasta el corte. Tildá los que ves en el banco. Con Tildar todos y Destildar todos vas más rápido.
4. Mirá la diferencia arriba: se actualiza con cada tilde. Cuando da cero (en verde), la cuenta cierra.
5. Si querés, escribí unas observaciones y tocá Confirmar conciliación. Los movimientos tildados quedan conciliados y la conciliación se guarda en el historial, con su PDF.

Cómo se hace la cuenta

Arriba de la lista ves seis números:

Un ejemplo. Al 31/10 el sistema tiene un depósito de $100.000, una transferencia a un proveedor por $25.000 y un cheque que le diste a otro proveedor por $8.000: el saldo según el sistema es $67.000. El resumen del banco dice $75.000, porque el proveedor todavía no cobró el cheque. Tildás el depósito y la transferencia (los dos figuran en el resumen): el saldo conciliado es $100.000 − $25.000 = $75.000, y la diferencia da cero. El cheque queda sin tildar, como pendiente: lo vas a tildar en la conciliación del mes en que lo cobren.

Si la diferencia no da cero

• Falta cargar algo que el banco ya cobró o pagó: comisiones, impuestos (el del débito y crédito), intereses, un débito automático. Cargalo como movimiento manual en el extracto de la cuenta, con su concepto y con fecha hasta el corte, y volvé a la conciliación: aparece para tildar.
• Tildaste algo que el banco todavía no muestra, o te olvidaste de tildar algo que sí muestra. Compará la lista contra el resumen.
• Un importe está mal cargado: la diferencia suele ser justo ese error (por ejemplo, $1.000 si cargaste 13.345,67 en vez de 12.345,67).
• Fechas cerca del corte: un movimiento que cargaste el 31 y el banco registró el 1° (o al revés) cae de un lado en el sistema y del otro en el banco. Tildalo en la conciliación del mes en que lo muestra el banco.

Si igual necesitás confirmar con diferencia (por ejemplo, para cerrar el mes y seguir), se puede: la pantalla te avisa, y la diferencia queda guardada en el historial y en el PDF. Contá a qué se debe en las observaciones.

La primera vez

En la primera conciliación de una cuenta aparecen todos los movimientos desde que empezaste a usar el sistema, incluido el saldo inicial de la cuenta. Tildalo también: el saldo del banco lo incluye. Si la cuenta tiene muchos movimientos sin conciliar (la pantalla muestra hasta 500), empezá con una fecha de corte más vieja y avanzá mes por mes: cada conciliación arranca de lo que dejó la anterior.

Historial y PDF

Abajo de la pantalla está el historial de conciliaciones confirmadas, con la fecha de corte, el saldo del banco, el conciliado, la diferencia y quién la confirmó. Cada una tiene su PDF para el contador: el resumen de la cuenta, los ingresos pendientes de acreditar, los egresos pendientes de debitar y los movimientos que se tildaron, con lugar para las firmas de quien la preparó y quien la revisó.

Desmarcar un movimiento

Si tildaste algo por error, en el extracto de la cuenta aparece Desmarcar al lado del movimiento (en la columna Conciliado). Vuelve a quedar sin conciliar y aparece de nuevo en la próxima conciliación manual. Un movimiento conciliado con una línea de un extracto importado se deshace con Desvincular.

Si después importás el extracto

Las dos formas conviven. Si conciliaste octubre a mano y después importás el extracto de octubre, las líneas del archivo se vinculan con los movimientos que ya habías tildado (incluso con Conciliar automáticamente): confirman lo que ya viste, y el movimiento conserva la fecha en que lo conciliaste.

Para conciliar a mano hace falta el permiso de conciliar cuentas bancarias. Con el de ver cuentas, la pantalla muestra solo el historial y los PDF.

Cajas: apertura, cierre y arqueo

Todo movimiento de dinero pasa por una caja: los cobros, los pagos, los cheques que entran y salen de la cartera y los movimientos manuales. Cada caja maneja pesos y dólares a la vez: el saldo y el arqueo se llevan por moneda.

Qué caja se usa

• La caja de tu usuario: a cada usuario se le asigna una caja en Mi empresa → Usuarios. Es la que aparece en el campo Caja de cobros y pagos.
• La caja principal (en el listado tiene la etiqueta Principal; al empezar se llama "Caja General"): se crea con la empresa. De ella sale el fondo de las demás cajas al abrir y a ella vuelve el efectivo al cerrar (ver De dónde sale el fondo). También la usan los usuarios sin caja asignada. Siempre está abierta, no se puede desactivar ni eliminar, y se puede renombrar.
• Quien tiene el permiso Usar otras cajas puede elegir otra caja en el formulario. El resto ve su caja fija.
• Kiosko POS: cada terminal usa la caja que le configuraste (la pantalla de mostrador del panel, la de la configuración del POS), sin importar la caja asignada a quien cobra. Cada forma de pago de la venta queda como un movimiento del turno, y una transferencia con cuenta elegida entra también a esa cuenta.

Si tu caja está cerrada, depende de cómo lo configuró tu empresa en Configuración → General → Obligar a abrir caja:

• Desactivado: el movimiento va a la caja principal.
• Activado: no te deja emitir, anular ni depositar hasta que abras tu caja. Aparece un aviso con el link al listado de Cajas, donde la abrís.

Qué registra la caja

El turno

Todo se hace desde el listado de Cajas, donde cada caja es una tarjeta (la principal, primero). Arriba ves cuántas cajas están abiertas, el efectivo de todas sumado por moneda y cuántos cierres tuvieron diferencia en los últimos 30 días. Cada tarjeta muestra:

• Si está abierta o cerrada: abierta, quién la abrió y desde cuándo; cerrada, la fecha del último cierre.
• Efectivo: el saldo en cada moneda (ver Saldo a ciegas, más abajo).
• Turno en curso (abierta): cuántos movimientos lleva. Último cierre (cerrada): si cerró sin diferencia o cuánto faltó o sobró, y quién la cerró.

Abajo de cada tarjeta está el botón Abrir caja o Cerrar caja (según cómo esté), Ver turno si está abierta, y el menú ⋯ con Precierre, Ingreso / egreso y Transferir (con la caja abierta), y Editar y Eliminar. Cada acción se hace en una ventana sin salir del listado, y las mismas están dentro del turno abierto (Ver turno). Para abrir, cerrar y cargar movimientos hace falta el permiso Abrir y cerrar cajas y cargar movimientos; sin él, el listado se ve pero sin esos botones.

1. Abrir caja: contás el fondo que recibís, en cada moneda. Viene cargado el de la apertura anterior de esa caja, y lo podés cambiar. Ese fondo sale de la caja principal como una transferencia y entra a tu caja en el momento. Si la principal no tiene ese efectivo no se abre: abrí con menos, o con 0.
2. Durante el turno entran y salen los cobros, los pagos y los cheques. También podés cargar movimientos manuales de efectivo, en pesos o dólares, con un concepto (por ejemplo, "retiro para gastos"), desde el menú ⋯ → Ingreso / egreso. Con Ver turno ves el turno en curso (ver el turno, por pestañas).
3. Precierre (opcional): con el menú ⋯ → Precierre cargás el efectivo contado en cada moneda, destildás los cheques que no están y confirmás lo que contaste. Es un arqueo completo, igual que el del cierre, solo que no cierra la caja: sirve para una auditoría a mitad de turno, para cuando un cliente hace un reclamo y hay que contar la caja, o para encontrar una diferencia mientras todavía hay tiempo de buscarla. El conteo se carga a ciegas (mientras contás no ves cuánto debería haber), y al confirmarlo se abre el Resultado del precierre: el efectivo al abrir, los ingresos y egresos, lo esperado, lo contado y el faltante o sobrante de cada moneda, los cheques y los movimientos del turno por medio hasta ese momento. Queda en los precierres del turno con quién contó, pero la caja sigue abierta y operando y el saldo no cambia: no se registra ningún ajuste. Lo podés repetir las veces que quieras.
4. Saldo a ciegas: mientras la caja está abierta, quien no tiene el permiso Cerrar cajas con diferencias no ve el saldo de efectivo: ni en su tarjeta del listado de Cajas (ni el total de arriba, mientras haya alguna caja abierta), ni al ver el turno (ahí no aparecen el efectivo al abrir, los movimientos en efectivo ni el resultado de los precierres anteriores, porque con ellos se saca la cuenta). Lo ve después de contar: en el resultado de su precierre o al cerrar. El que tiene ese permiso, que normalmente es quien supervisa, lo ve siempre.
5. Cierre final: con Cerrar caja cargás el conteo (si hiciste un precierre, viene cargado con lo último que contaste) y con Ver arqueo y cerrar se abre la confirmación con el arqueo. Si el efectivo no cuadra, el aviso te dice cuánto falta o sobra en cada moneda antes de confirmar. Al cerrar, todo el efectivo contado vuelve a la caja principal con otra transferencia, y tu caja queda en 0. Los cheques no se mueven: siguen en tu caja hasta que los deposites o los transfieras.

De dónde sale el fondo y adónde va el cierre

La plata de una caja siempre viene de algún lado y vuelve a algún lado: el fondo de apertura sale de la caja principal, y al cerrar, lo contado vuelve a ella. Las dos son transferencias que arma el sistema solo, y en Tesorería → Transferencias aparecen con la etiqueta Fondo de apertura o Devolución del cierre. En el turno, el fondo es el efectivo al abrir. La caja principal no se manda plata a sí misma: su efectivo pasa de un turno al siguiente.

Lo que vuelve al cerrar depende de Configuración → General → El efectivo del cierre lo confirma quien lo recibe en la caja principal (viene desactivado):

• Desactivado: el efectivo entra a la caja principal en el mismo cierre. Sirve si la empresa no tiene un tesorero que reciba cada cierre.
• Activado: el efectivo sale de la caja al cerrar, pero entra a la principal recién cuando alguien con el permiso Confirmar transferencias (normalmente el tesorero) confirma que lo recibió. Hasta entonces la transferencia queda pendiente, y le llega el aviso en la campanita.

Si falta o sobra plata

• Al cerrar con diferencia se registra solo un movimiento "Diferencia de arqueo": un egreso si falta, un ingreso si sobra. Así el saldo queda igual a lo que contaste y el turno siguiente arranca con la plata que realmente hay.
• Cerrar con diferencias pide el permiso Cerrar cajas con diferencias. Si no lo tenés, volvé a contar (con un precierre) o pedile el cierre a quien lo tenga. Si el arqueo cuadra, alcanza con poder operar la caja.
• Un cheque que falta queda anotado en el arqueo, pero no se ajusta con plata: sigue en la cartera hasta que lo encuentres o lo des de baja.
• Si hay transferencias pendientes que llegan a la caja, el precierre y el cierre te las muestran: no cuentes esa plata ni esos cheques hasta que alguien confirme la transferencia. Para cerrar tenés que tildar que no están contadas.
• Si mientras alguien cierra la caja entra una venta, un cobro o un movimiento a esa misma caja, el movimiento espera a que termine el cierre y, si la caja quedó cerrada, te avisa en vez de grabarse: nada entra a un turno que ya se arqueó. Si dos operaciones chocan en el mismo instante, una te pide que pruebes de nuevo en unos segundos.

Historial de cajas

En Cajas → Historial de cajas ves todos los turnos de todas las cajas en una tabla: quién abrió y cerró cada uno y cuándo, el arqueo por moneda (esperado, contado y diferencia) y cuántos precierres tuvo. Se filtra por caja, por estado, por fechas de apertura, y con Solo con diferencias te quedan los turnos que no cuadraron. Con Ver entrás al turno en solo lectura. Arriba están la apertura, el cierre, el efectivo al abrir y el estado, y abajo, en pestañas:

• Turno: el arqueo del cierre (esperado, contado y diferencia por moneda, con el ajuste si hubo), las transferencias del turno y el resumen por medio y moneda.
• Movimientos: todo lo que entró y salió en el turno, con el comprobante, el medio, el concepto y el saldo de efectivo fila a fila. Se busca por descripción y se filtra por ingreso o egreso, por medio y por concepto.
• Precierres: cada conteo con quién contó, el efectivo contado, la diferencia y Ver resultado, que abre el arqueo completo de ese momento.
• Comprobantes (con Facturación): lo facturado en ese turno por tipo de comprobante, condición y moneda (la cuenta corriente aparece aclarada porque no mueve la caja), y la lista de comprobantes, cada uno con su PDF.

Con el turno abierto, a quien cuenta a ciegas no le aparecen el efectivo, los movimientos en efectivo, el saldo ni el resultado de los precierres. Un turno abierto tiene arriba los mismos botones que su fila en el listado de Cajas: Cerrar caja y Más (Precierre, Ingreso / egreso y Transferir), con los mismos permisos. Un turno cerrado es solo lectura: se imprime, pero no se reabre.

Imprimir el cierre de caja

Cada turno cerrado se imprime con Imprimir cierre, desde el Historial de cajas o desde el turno mismo. El "Cierre de caja" trae la fecha y hora del cierre y quién lo hizo, la apertura y quién abrió, el efectivo al abrir, el arqueo por moneda (esperado, contado y diferencia) con el ajuste si hubo diferencias, los precierres con su diferencia, el resumen por medio y todos los movimientos del turno, con lugar para las firmas.

Una caja no puede tener dos turnos abiertos a la vez, y una caja inactiva no se puede abrir.

Dar de baja una caja

• Eliminar solo se puede con una caja que nunca se usó (por ejemplo, una que cargaste por error): sin turnos, sin movimientos y sin transferencias. Si está abierta, primero cerrala.
• Una caja que ya se usó se desactiva (Editar → Activa). Para eso tiene que estar cerrada, sin efectivo, sin cheques y sin transferencias pendientes. Al cerrarla el efectivo vuelve a la caja principal; los cheques pasalos a otra caja con una transferencia.

Transferencias entre cajas y con el banco

Una transferencia mueve valores de una caja a otra en un solo paso: sale de una y entra a la otra, con su número, quién la hizo y cuándo. También sirve para depositar efectivo de una caja en el banco o extraer efectivo del banco a una caja. Se carga desde Tesorería → Transferencias → Nueva, desde el menú ⋯ → Transferir de la caja en el listado de Cajas, o con Depositar desde caja / Extraer a caja en el extracto de una cuenta bancaria.

Qué se puede transferir

• Efectivo en pesos y en dólares: cada moneda va como es. Los dólares salen y entran como dólares; para comprar o vender dólares no se usa una transferencia.
• Cheques de terceros que estén en cartera en la caja de origen (también los eCheq). El cheque cambia de caja, no se duplica.
• Con un banco solo se mueve efectivo, en la moneda de la cuenta. Los cheques de terceros van al banco con Depositar de la Cartera de cheques, y los cheques propios no están en ninguna caja (están en su cuenta bancaria).

Las reglas

• El origen y el destino tienen que ser distintos (la caja de origen no aparece en la lista de destino), y la caja de destino tiene que estar activa.
• Podés transferir desde tu caja; desde otra, solo con el permiso Usar otras cajas.
• La caja de origen tiene que estar abierta y tener el efectivo: no se puede transferir más de lo que el sistema registra en ella. A quien cuenta la caja a ciegas el formulario no le muestra el disponible, y si no alcanza el aviso no dice cuánto hay.
• Desde un banco sí se puede extraer aunque la cuenta quede en negativo (descubierto): el formulario te avisa.
• La fecha es siempre la del día.

Con confirmación o sin ella

Depende de Configuración → General → Las transferencias entre cajas requieren confirmación (viene desactivado):

• Desactivado: al guardar, los valores salen del origen y entran al destino en el momento.
• Activado: al guardar, los valores salen del origen (el efectivo se descuenta y los cheques quedan En tránsito), y entran al destino cuando alguien con el permiso Confirmar transferencias la confirma. Les llega un aviso en la campanita. Quien la cargó también puede confirmarla si tiene ese permiso.
• Para confirmar, la caja de destino tiene que estar abierta.
• Rechazar pide un motivo: los valores vuelven a la caja de origen (que tiene que estar abierta). Si la rechazó otra persona, a quien la cargó le llega el aviso con el motivo.
• Si desactivás la opción con transferencias pendientes, esas siguen pendientes hasta que alguien las confirme o rechace.

Anular

• Una pendiente la puede anular quien la cargó (si se arrepintió) o quien puede confirmar. Una confirmada, solo quien puede confirmar.
• Siempre con motivo. Los valores vuelven al origen.
• Una confirmada se anula solo si los valores siguen en el destino: si esa caja ya gastó el efectivo, o un cheque ya se depositó o se endosó, no se puede. Deshacerla dejaría la caja en negativo o el cheque en dos lugares; en ese caso cargá una transferencia en sentido contrario con lo que quede.

En el detalle de cada transferencia ves qué llevó, de dónde a dónde y quién la cargó, confirmó, rechazó o anuló. En el turno de cada caja (Historial de cajas) y en el cierre impreso aparecen las transferencias que entraron y salieron, y las que quedaban pendientes.

Cheques de terceros y propios

Cartera de cheques (de terceros)

• Entran solos al cobrar con cheque, a la caja de ese cobro: en un recibo o en una venta del Kiosko POS (a la caja de la terminal). Los que ya tenías (o los que recibiste por fuera de una cobranza) se cargan con Nuevo cheque, que no toca la cuenta corriente del cliente y los deja en tu caja (en el listado figuran como Carga manual). Ver cargar un cheque a mano.
• Depositar (de a uno o varios a la vez) los ingresa a la cuenta bancaria elegida y los saca de la caja donde estaban. Esa caja tiene que estar abierta, aunque no sea la tuya: el cheque sale de su arqueo.
• Transferir a otra caja: ver Transferencias. Mientras la transferencia espera confirmación el cheque está En tránsito.
• Endosar: al pagarle a un proveedor elegís el cheque de la cartera. No pasa por tu banco: solo cambia de manos.
• Rechazar: si rebota después de depositado, se revierte el ingreso en el banco. Si el banco te cobró un gasto por el rechazo, lo cargás ahí mismo. Si dos personas rechazan el mismo cheque a la vez, vale solo el primero: al otro le avisa que el cheque ya no está depositado, así el egreso en el banco no se duplica.
• Si un cheque que endosaste rebota, el proveedor te manda una nota de débito: al cargarla, el cheque vuelve a tu cartera como rechazado.

Con Historial en cada cheque ves todo su recorrido: cuándo entró y en qué caja, las transferencias entre cajas, el depósito, el endoso, el rechazo y las devoluciones, con quién lo hizo. El historial arranca con lo que se hizo desde que existe esta función.

Cargar un cheque de terceros a mano

• Cliente (opcional): lo buscás escribiendo el nombre. Puede quedar vacío si el cheque es de alguien que no está dado de alta.
• Físico o ECHEQ, número, banco y sucursal.
• Librador: si el cheque es del propio cliente, tildá Es el mismo cliente y se completan su nombre y su CUIT (si el cliente no tiene CUIT cargado, la completás vos).
• Importe, emisión y vencimiento: los botones de plazo rápido (al día, 30, 60 o 90 días) completan el vencimiento contando desde la emisión.

A la derecha, la vista previa muestra el cheque y si es al día o diferido. Para pasar varios cheques seguidos, usá Guardar y cargar otro: guarda el cheque y deja el formulario abierto con el cliente, el librador, el banco, la sucursal, la moneda y la emisión del anterior. Solo tenés que cargar número, importe y vencimiento.

Traer la cartera del sistema anterior

Si venís de otro sistema, los cheques que tenías en cartera los importás de una vez desde Configuración → Importaciones → Cheques en cartera, con un archivo de una fila por cheque (bajá el modelo desde la tarjeta para ver las columnas).

• Obligatorios: banco, número, fecha de pago e importe, y el librador o el cliente. Sucursal, CUIT del librador y fecha de emisión pueden quedar vacíos si tu sistema anterior no los tenía.
• Cliente (opcional): quién te lo entregó, por su código en el sistema anterior, su CUIT o su nombre exacto. Si dejás vacío el librador, se toma que el cheque es del propio cliente, con su CUIT.
• Caja: el nombre de la caja donde está el cheque, que tiene que estar abierta. Si la dejás vacía, va a la caja principal.
• ECHEQ: SI para los cheques electrónicos. Moneda: ARS o USD (vacía es ARS).

Cada cheque entra En cartera en esa caja, igual que uno cargado a mano: se arquea ahí y en su historial figura Importado del sistema anterior. Desde ese momento lo depositás, lo endosás o lo transferís como cualquier otro.

Cada paso que vino de un comprobante tiene su link para abrirlo: la cobranza o la venta del mostrador en que entró, la orden de pago a la que se endosó (también cuando se anuló y el cheque volvió), la transferencia entre cajas y la nota de débito del proveedor que lo devolvió. Cobranzas, órdenes de pago y ventas se abren en PDF en otra pestaña; en los depósitos y rechazos, la cuenta bancaria lleva a su extracto.

En la columna Vencimiento, mientras el cheque sigue en cartera o en tránsito ves cuánto falta (en amarillo la última semana, en rojo si ya venció). Una vez depositado, endosado o rechazado, aparece solo la fecha, sin color: ya no hay nada que hacer con ese vencimiento.

En la pantalla de Inicio, Cheques vencidos en cartera suma (por moneda) los cheques que siguen en cartera o en tránsito entre cajas y cuya fecha de pago ya pasó (los que vencen hoy todavía no cuentan). Tocándolo vas a la Cartera de cheques con el filtro Vencidos sin depositar, que muestra justamente esos cheques.

El buscador de la cartera encuentra por número de cheque, librador o importe, escrito como lo ves en pantalla (1.500,50; también sirve 1500,5). Si buscás un importe sin centavos (1.500 o 1500) aparecen todos los cheques de 1.500,00 a 1.500,99.

Los rechazados quedan en Rechazados pendientes de ND: con Hacer ND al cliente le reclamás al cliente el cheque más los gastos bancarios (precargados con lo que te cobró el banco).

Cheques emitidos (propios)

Se crean solos al pagar con cheque propio, o a mano con Nuevo cheque. La plata sale del banco recién cuando lo marcás Cobrado, no al emitirlo.

Al cargarlo a mano, primero elegís de qué cuenta sale (las cuentas activas aparecen como tarjetas). Con eso:

• La moneda del cheque es la de la cuenta: no se elige aparte.
• El número se sugiere solo: el que sigue al último cheque de esa cuenta (con los mismos ceros adelante). Si lo cambiás a mano, el sistema no lo vuelve a pisar aunque cambies de cuenta.
• Los botones de plazo rápido (al día, 30, 60 o 90 días) completan la fecha de pago contando desde la emisión.

Informes

En Tesorería → Informes tenés un informe por cada parte del módulo. Cada tarjeta abre sus filtros principales y el dato clave; Ver abre el informe completo con más filtros, y desde ahí (o desde la tarjeta) lo bajás en PDF, CSV o Excel con el mismo recorte que estás viendo.

¿Necesitás algo que estos informes no muestran, como lo cobrado por zona y por forma de pago? Armalo vos en Reportes a medida, si tu plan lo incluye: usa las mismas reglas que estos informes (notas de crédito restando, dólares pasados a pesos).

• Cobros y Pagos son los mismos informes que Subdiario de Cobranzas (Clientes → Informes) y Órdenes de pago (Proveedores → Informes): muestran exactamente lo mismo, solo que acá van con los permisos de Tesorería. Los anulados se listan tachados y no suman.
• Movimientos bancarios con una sola cuenta elegida y sin otros filtros es el libro banco: arranca del saldo anterior al período y lleva el saldo después de cada movimiento.
• Cartera de cheques arranca mostrando los En cartera y Cheques emitidos los Emitidos (los que el banco todavía no debitó). Elegí "Todos los estados" para ver el resto. Las fechas de estos dos informes son de vencimiento.
• Movimientos por concepto solo suma los movimientos que llevan concepto: los que cargás a mano y los automáticos de gastos de cheque rechazado y diferencia de arqueo.
• Transferencias suma solo las confirmadas: una pendiente todavía no movió nada y una rechazada o anulada se revirtió.

Si tenés Contabilidad

Con el módulo Contabilidad, los cobros, los pagos, los depósitos y rechazos de cheques, los débitos de cheques propios y los movimientos manuales de bancos y cajas generan solos su asiento. Para los movimientos manuales, asigná una cuenta a cada concepto de movimiento en Contabilidad → Imputación contable: sin ella, el asiento queda pendiente. Una transferencia se asienta una sola vez, al confirmarla: la caja o el banco de destino contra el de origen, por el efectivo (los cheques siguen en Valores a depositar). Si las dos cajas usan la misma cuenta contable no hay nada que asentar, y anular una confirmada anula su asiento. El fondo de apertura y la devolución del cierre son transferencias y se asientan igual (si la caja usa la misma cuenta que la principal, no hay nada que asentar). El saldo inicial de una cuenta bancaria no genera asiento, y tampoco los movimientos informativos de la caja (transferencias, cheques, tarjetas): esos los asienta el comprobante, el banco o la cartera. El ajuste de un cierre con diferencias usa el concepto Diferencia de arqueo: asignale la cuenta (por ejemplo, faltantes y sobrantes de caja). Ver la guía de Contabilidad.

Quién puede hacer qué

Se asignan por rol en Mi empresa → Roles y permisos. Los de Tesorería:

Por ejemplo, un cajero puede abrir y cerrar su caja y cargar cobranzas en borrador, y otra persona las revisa y las emite.

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