Es el lado de las compras: lo que le pedís a cada proveedor, la mercadería que entra a tu depósito y las facturas que te manda. Con eso el sistema actualiza solo el stock, el costo de tus artículos y lo que le debés a cada proveedor.
Desde acá también importás las listas de precios que te mandan los proveedores, y sacás el libro de IVA compras para tu contador. Los pagos se hacen en Tesorería.
No todos los pasos son obligatorios. Usá los que tengan sentido para tu forma de trabajar:
¿Comprás y pagás ahora pero la mercadería queda en el proveedor y la traés de a poco? Ahí el orden es al revés: primero la factura y después los remitos. Ver Acopio en proveedor.
Separar la recepción de la factura refleja lo que pasa en la realidad: la mercadería suele llegar antes que la factura. Si esperaras la factura para cargar el stock, durante días tendrías mercadería en el depósito que el sistema no conoce y no podrías venderla.
Como con los clientes, empezá por el CUIT y tocá Traer datos de ARCA: se completan la razón social, la condición de IVA y el domicilio. Además de los datos de contacto y los teléfonos, la ficha tiene:
Los datos de Ganancias son los que usa Tesorería para calcular la retención al pagarle, si tu empresa es agente de retención. A un Inscripto se le retiene con la alícuota reducida y el mínimo no sujeto; a un No inscripto, con la alícuota alta; a un Exento o No alcanzado (por ejemplo, un monotributista), no se le retiene. Si están mal cargados, la retención sale mal.
La Condición de IVA es obligatoria y un proveedor nuevo arranca en Consumidor Final: si traés los datos de ARCA, se reemplaza por la que informa ARCA. El CUIT es obligatorio, salvo que la condición sea Consumidor Final, Sujeto no Categorizado o Proveedor del Exterior: ahí podés dejarlo vacío y, si querés, identificarlo con el Tipo y Número de documento (por ejemplo, su DNI).
Sirve para registrar compras a alguien que no tiene CUIT argentino: un particular que te vende algo usado o un proveedor del exterior. Como ARCA identifica al que emite un comprobante por su CUIT, los comprobantes de un proveedor sin CUIT no se pueden constatar en ARCA.
El domicilio también es obligatorio: calle, número, país, provincia, localidad y código postal (piso y departamento no). El país arranca en Argentina. Si un proveedor viejo o importado no tiene alguno de estos datos, la primera vez que edites su ficha te los va a pedir. Pasá el mouse (o tocá) el ícono ⓘ al lado de cada campo para ver para qué sirve.
Si le pagás fletes a un proveedor, tildá Es transportista. Aparece la sección para cargar sus choferes (nombre y CUIT) y sus patentes (con su tipo, camión o acoplado, y una descripción opcional). Tiene que tener al menos un chofer y una patente activos. Si el mismo transportista maneja su camión, apretá El transportista maneja: lo carga como chofer con el nombre y el CUIT de la ficha. Para un chofer nuevo alcanza con su CUIT: Traer de ARCA, al lado, completa el nombre con el del padrón. La patente se guarda en mayúsculas y sin espacios ni guiones (ab 123-cd queda AB123CD) y no se puede repetir: una patente es un solo vehículo, sea tuyo o de un transportista. En el listado, el filtro Transportistas te muestra solo a ellos.
Choferes y patentes quedan en Flota, junto con tus vehículos y choferes propios: también los ves y editás desde Flota → Vehículos y Flota → Choferes. Si sacás uno de la ficha y ya tiene gastos cargados en facturas, no se borra: queda inactivo, para no perder esos gastos.
Es el mismo proveedor al que le cargás la factura del flete, con su cuenta corriente y sus retenciones: por eso no hay un catálogo aparte de transportistas. Los choferes, en cambio, no son proveedores: son la gente que maneja sus camiones. En la Carta de Porte de Cereales elegís el transportista, el chofer y las patentes de la ficha en lugar de tipearlos, y ARCA recibe los CUIT sin errores de tipeo. La carta guarda una copia: si después cambiás o borrás un chofer o una patente, las cartas ya cargadas no cambian.
Un proveedor que ya tiene documentos (facturas, remitos, órdenes, pagos) no se puede eliminar, para no dejar comprobantes sin dueño. Se desactiva con el interruptor Activo.
En el listado, con Configurar columnas elegís qué datos ver: además de nombre, CUIT y activo, el saldo de la cuenta corriente, email, teléfono, contacto y su teléfono, condición de IVA y de Ganancias, N° de Ingresos Brutos, comprador asignado, si es transportista y el código del sistema anterior. También podés reordenarlas. La elección se guarda para toda la empresa: todos ven las mismas columnas. Por eso ese botón solo aparece con el permiso Configurar las columnas de los listados.
Cargás el proveedor, la fecha, la entrega estimada y los artículos con su cantidad y costo estimado. Se numera al guardar y se puede imprimir en PDF para mandársela al proveedor.
El estado se actualiza solo a medida que cargás remitos de entrada que la referencian:
Una orden se puede Cancelar mientras no haya recibido nada: si ya entró mercadería contra ella, esa recepción existe y no se puede deshacer cancelando el pedido.
La orden de compra no tiene borrador ni se edita: es un pedido, no un comprobante fiscal, así que un número que quede sin usar no es un problema. Si te equivocaste, cancelala y hacé otra.
Un remito se puede Editar o Anular mientras ninguna factura lo haya consumido. Anularlo descuenta la mercadería que había sumado. Si ya está facturado (aunque sea en parte), primero hay que anular o corregir esa factura. Lo que trajo de un acopio no cuenta como facturado para esto: al editarlo o anularlo, esa mercadería vuelve a quedar pendiente en el acopio.
En el listado podés buscar por el nombre del proveedor o por el número del remito: completo (0001-00001234) o solo el número, aunque sea una parte (1234). Ese mismo número es el que ves al elegir los remitos pendientes en la factura de compra, así lo cruzás con lo que dice la factura. Si cargás el remito por IA, el punto de venta y el número se completan solos con lo que se leyó del archivo: revisalos antes de guardar.
El costo del remito actualiza el costo del artículo (si está activado en Configuración), y con él el precio de venta, porque se mantiene la brecha. Así tus precios siguen a tus costos reales sin que tengas que acordarte de actualizarlos.
En Facturas de compra cargás facturas, notas de débito y notas de crédito de tus proveedores. Lo primero que elegís es la modalidad: cómo entra esa compra. Una factura nueva arranca en Gasto / servicio, que es la carga más común; si es mercadería, la cambiás desde el campo Modalidad. ¿No sabés cuál? Respondé esto:
| Modalidad | Qué hace con el stock | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Mercadería con remito | Nada: el stock ya lo sumó el remito. | Ya cargaste el remito de entrada. Elegís qué renglones pendientes factura (podés facturar parte). |
| Mercadería sin remito | Suma stock al confirmarse, en el depósito que elijas. | Recibiste la mercadería pero no cargaste remito: la factura trae los artículos. También podés cargar solo los importes por alícuota de IVA: en ese caso la factura no lleva artículos y no suma stock. |
| Gasto / servicio | Nada. | Luz, teléfono, alquiler, honorarios: no hay artículos. |
| Compra anticipada | Nada todavía: con artículos, queda a recibir en el acopio del proveedor y entra con cada remito. | Comprás ahora y la mercadería queda en el proveedor. Por importes, es un anticipo sin seguimiento de artículos. |
Cómo se arma el total: neto + IVA + exento + Fac. B/C + percepciones + impuestos − descuentos − retenciones. Las percepciones suman porque el proveedor te las cobra de más; las retenciones restan porque te las quedás vos para depositarlas en ARCA a nombre del proveedor.
Contado no pasa por la cuenta corriente: se paga en el momento. Al confirmarla, la plata sale de tu caja (y de la cuenta bancaria, si fue transferencia); una nota de crédito Contado es un reintegro y entra. Si la editás o la anulás, la caja se corrige sola. Solo lo que es a cuenta corriente suma a lo que le debés al proveedor.
Al final del encabezado podés adjuntar el documento original que te mandó el proveedor: el PDF o una foto (JPG o PNG, hasta 20 MB). Es opcional. Después lo abrís con Documento original desde Ver, o con Ver original del proveedor en el menú ⋯ de la fila del listado. Si la factura ya tiene uno, al editarla podés subir otro para reemplazarlo, pero no dejarla sin documento.
Tener el original a mano te evita buscar papeles cuando el contador o el proveedor te preguntan por una factura, o cuando hay un reclamo. Por eso, una vez adjunto, se puede reemplazar pero no quitar.
Si el proveedor te manda una nota de débito porque un cheque que le diste fue rechazado, en la nota elegís ese cheque (propio o de terceros que le endosaste). Solo aparecen los cheques que le entregaste a ese proveedor y que todavía no se informaron rechazados.
El importe del cheque va como exento, sin IVA: es la misma plata que ya le debías, no una venta nueva. Si el proveedor además te cobra gastos por el rechazo, esos van aparte, como neto gravado. Por eso el sistema exige que el exento de la nota sea igual a la suma de los cheques elegidos.
Con Configurar columnas elegís qué datos ver: además de proveedor, comprobante, modalidad, fecha, total y estado, el CUIT del proveedor, la fecha de ingreso, el vencimiento, el período fiscal, la clasificación fiscal, la condición de compra, el medio de pago, el concepto, el depósito, el neto, el IVA, la cotización (en comprobantes en otra moneda) y quién la cargó. También podés reordenarlas. La elección se guarda para toda la empresa, así que el botón solo aparece con el permiso Configurar las columnas de los listados.
Las facturas que importás desde Mis Comprobantes de ARCA, y las nuestras que cargás desde Mi cuenta con LABGE, llegan como borrador y no tocan la cuenta corriente. En el listado, cada borrador se Confirma tal como vino, se Edita (al guardar también se confirma) o se Descarta.
Una factura confirmada se puede Editar o Anular mientras no tenga pagos imputados. Si ya tiene un pago, en el listado aparece como Pagada: primero hay que desimputar o anular el pago en Tesorería.
Un pago calcula sus retenciones y su saldo sobre el total de la factura. Si la factura cambiara por debajo, el pago quedaría imputado a un importe que ya no existe. Por eso el orden es: primero el pago, después la factura.
Es lo inverso al acopio de un cliente: le comprás al proveedor (por ejemplo, 100 bolsas de cemento), te factura todo, pero la mercadería queda en su depósito y la vas trayendo a medida que llega el camión, toda junta o en varios viajes.
Los renglones que vienen del acopio se marcan Del acopio, entran al costo de la factura (no se puede cambiar, porque ya se pagó a ese precio) y no quedan pendientes de facturar: la factura ya está cargada. No se puede traer más de lo que queda pendiente de cada artículo. Si el remito tiene además otros artículos, solo esos quedan para facturar después.
Las dos acciones piden un motivo y quedan en el historial del acopio y en la auditoría. Ninguna cambia lo que le debés al proveedor: si el canje no vale lo mismo, o si te devuelve plata por lo que no entrega, cargá su nota de crédito o de débito como siempre.
En el listado ves cada acopio con lo que falta traer valorizado al costo y desde cuándo está. Si pasaron más de 60 días, la fecha se marca en naranja: conviene reclamarle al proveedor.
Por qué no suma stock hasta que llega: mientras está en el proveedor no la podés vender ni entregar desde tu depósito. Si contara como stock, el sistema te dejaría vender bolsas que todavía no tenés.
Por qué la factura no se toca: es un comprobante fiscal. Los canjes y cierres se registran en el acopio, aparte, y la factura queda tal como la mandó el proveedor. Por lo mismo, una vez que trajiste, canjeaste o cerraste algo, la factura ya no se puede editar ni anular: primero hay que anular los remitos que la trajeron.
Si cargás la compra anticipada por importes en lugar de artículos, es un anticipo sin seguimiento: no se abre acopio y los remitos que lleguen después se facturan como cualquier otro.
Constatar es preguntarle a ARCA si la factura que te mandó el proveedor es auténtica: que el CAE existe y corresponde a ese proveedor, ese número y ese importe. Para eso, la factura tiene que tener en el encabezado el Comprobante, la Letra (A, B o C), el Punto de venta y el N° de comprobante, y en el recuadro de constatación el Código de autorización y el Tipo de código (CAE o CAEA). El tipo de comprobante de ARCA no se carga aparte: el sistema lo arma con el comprobante, la letra y el tilde FCE MiPyME. Además, el proveedor tiene que tener el CUIT cargado en su ficha.
Una factura apócrifa no te da derecho al crédito fiscal del IVA, y ARCA puede impugnarlo. Constatarla al recibirla es la forma de detectarlo antes de pagarla y de incluirla en tu libro de IVA.
Si tenés contratado el módulo Facturas por IA, en lugar de tipear podés subir el PDF o la foto de una factura o de un remito del proveedor. El sistema extrae el proveedor, los datos del comprobante y cada renglón con su costo, y busca los artículos en tu catálogo.
Una factura cargada con IA entra como "mercadería sin remito", porque trae sus propios artículos. Si lo que tenés es un remito (todavía sin factura), usá la carga por IA de Remitos de entrada y después facturalo "con remito".
Por qué se compara el total antes de guardar: la constatación con ARCA también controla el total, pero recién después de guardar y solo si el comprobante tiene código de autorización. Para ese momento la factura ya movió el stock y la cuenta corriente, y corregirla obliga a editarla. El aviso te deja corregirla antes. Las retenciones no se leen porque no vienen en la factura: las hacés vos al pagar, desde Tesorería.
Desde el listado de proveedores, cada uno tiene:
Todas las facturas, notas y pagos en orden, con el saldo acumulado. Un saldo positivo es lo que le debés.
Lo que falta pagar, factura por factura, con lo vencido a la vista. Las notas de crédito del proveedor bajan el saldo de la cuenta, pero quedan como crédito "a cuenta" (sin imputar): no se descuentan de una factura en particular.
Los dos se exportan a PDF, Excel o CSV, y con Email o WhatsApp le mandás el PDF al proveedor, con los filtros que tengas puestos: sirve para conciliar saldos con él. Se manda al email del proveedor y, para WhatsApp, a su teléfono principal (o al del contacto si no tiene otro); antes de enviar podés corregirlos. Email aparece si la empresa tiene el correo configurado, y WhatsApp si tiene ese módulo activo.
Por qué los números pueden diferir un poco de la pantalla: el PDF se arma recién cuando el envío sale, no al hacer clic, así que el proveedor recibe la cuenta ya actualizada.
Si tenés el módulo Contabilidad, cada comprobante de compra confirmado genera solo su asiento (no los comprobantes X), y editarlo o anularlo lo actualiza. Si falta configurar alguna cuenta, el comprobante se confirma igual y queda en Asientos pendientes. Ver la guía de Contabilidad.
Cuando un proveedor te manda su lista de precios (en Excel o CSV), la importás y el sistema guarda, en cada artículo, el código y el precio de ese proveedor. Así, si un mismo artículo se lo comprás a varios, tenés el precio de cada uno para compararlos. Se entra desde la ficha del proveedor, desde Stock → Actualización de precios o desde Mi empresa → Configuración → Importaciones.
Cómo reconoce cada artículo: primero por el código de este proveedor que ya tenga cargado el artículo (tarjeta Proveedores de su ficha). Si no lo encuentra así, por el código externo (el código del artículo en tu sistema anterior), el SKU o el código de barras, en ese orden. Al reconocerlo, le guarda el código del proveedor: la próxima lista ya lo encuentra directo. Si el archivo no tiene columna de código del proveedor, se usa como código el SKU, el código externo o el código de barras, el primero que traiga.
Qué precio se guarda: el precio de lista tal cual viene y, aparte, el costo unitario neto: sin IVA, con la bonificación y dividido por las unidades del bulto. Ese es el número con el que se compara un proveedor contra otro.
Cuándo cambia el costo del artículo: según la opción elegida. Por defecto, solo si este proveedor es el habitual del artículo (o si el artículo todavía no tenía proveedor: pasa a ser este). Así, subir la lista de un proveedor al que casi no le comprás no te mueve los precios de venta. Cuando el costo cambia, se lleva a tu forma de cargar el costo (neto o con IVA, según Configuración → General) y a la moneda del artículo: si la lista está en dólares y el artículo en pesos, se convierte con la cotización vigente. Si no hay cotización confirmada, ese renglón queda con error y no se toca. El precio de venta se recalcula con la brecha de cada artículo.
Se puede deshacer: la importación queda en el Historial de ajustes de precios (Stock), así que si subiste la lista equivocada, deshacés entera la actualización de costos. Los precios guardados por proveedor no vuelven atrás: se corrigen importando la lista correcta. Y no le cambia el proveedor habitual a un artículo que ya tenías asociado a otro.
Con Solo actualizar, los renglones de la lista que no se reconocen como ningún artículo no se pierden: quedan en Proveedores → Pendientes de vincular, con su código, su descripción y su precio. Para cada uno podés:
Por qué no se crean solos: la lista de un proveedor suele traer muchos artículos que no manejás, y la descripción del proveedor rara vez coincide con la tuya. Darlos de alta automáticamente te llenaría el catálogo de duplicados; vinculándolos una vez, las próximas listas ya los reconocen solas. Si importás la misma lista de nuevo, un renglón que sigue pendiente se actualiza, no se repite.
Si el mismo artículo te lo venden varios proveedores, en Proveedores → Comparar precios ves, para cada artículo, el precio de cada uno uno al lado del otro. Sale de los precios que guardaron las listas importadas (o que cargaste en la ficha del artículo).
Por qué no se elige solo: el más barato no siempre es al que conviene comprarle. A veces juntar el pedido con un solo proveedor, o su plazo de entrega, pesa más que unos pesos por unidad. El sistema te propone el más barato y vos decidís.
Permisos: ver el comparador y exportar la selección pide Ver el comparador de precios de compra, porque muestra el costo de cada proveedor. Generar las órdenes además pide Crear y cancelar órdenes de compra. Las órdenes generadas quedan en Auditoría.
Precios en dólares sin cotización: se muestran, pero no entran en la comparación hasta que confirmes una cotización del dólar. La pantalla te avisa.
Último costo vs. promedio: si tenés 100 unidades compradas a $1.000 y comprás 10 a $1.500, con último costo pasan a valer $1.500 todas; con promedio ponderado, unos $1.045. El promedio evita que una compra chica a un precio raro cambie el valor de todo tu stock. Cambiar el método no recalcula los costos que ya tenés: rige desde la próxima compra.
Cada informe se exporta a PDF, Excel o CSV con los filtros que estás viendo.
¿Necesitás algo que estos informes no muestran, como las compras de cada rubro mes por mes o lo comprado contra lo vendido de cada artículo? Armalo vos en Reportes a medida, si tu plan lo incluye: usa las mismas reglas que estos informes (notas de crédito restando, dólares pasados a pesos).
PDF de informes largos: si el informe tiene más de 1.500 filas, el PDF no se arma en el momento: se abre una pestaña que te avisa que lo estamos generando, y cuando está listo te llega a la campanita con el link para bajarlo (queda disponible 24 horas). Arriba de 30.000 filas el PDF no se ofrece: achicá el período o bajalo en Excel o CSV, que no tienen límite.
Por qué: un PDF de miles de filas tarda minutos en armarse. Generarlo aparte te deja seguir trabajando y no frena el sistema para los demás mientras tanto.
| Informe | Qué muestra |
|---|---|
| Datos generales | El padrón de proveedores con datos fiscales, contacto, domicilio y concepto de compra. |
| Saldos | Lo que le debés a cada proveedor a una fecha de corte, en pesos y en dólares. |
| Resumen de cuenta | El extracto de un proveedor con su saldo acumulado. |
| Subdiario de facturación | Las facturas de compra del período día por día, incluidas las anuladas (marcadas). No incluye lo importado del sistema anterior (facturas pendientes y saldos iniciales): es deuda vieja, no algo que compraste en el período. |
| Órdenes de pago | Los pagos del período día por día, por forma de pago. Se puede filtrar por caja (si tenés más de una). Los totales son de lo pagado en pesos; lo pagado en dólares va en su propio total, porque una orden de pago no guarda cotización para convertirla. También está en Tesorería → Informes como "Pagos". |
| Libro de IVA Compras | Las facturas confirmadas del período fiscal, en pesos, con neto e IVA por alícuota, percepciones y retenciones. Si usás Cereales, también el IVA de las deducciones de tus liquidaciones de granos (comisión, secada, flete), con el comprador como contraparte. |
El libro de IVA compras se arma por período fiscal, no por fecha de factura: una factura de fines de marzo que te llegó en abril la podés computar en abril. Los comprobantes internos (letra X) no van al libro. Es el libro para tu contador (si lo invitás desde Mi empresa → Contadores, lo baja él mismo); el archivo oficial para ARCA se genera en el módulo ARCA.
En Mi empresa → Configuración → Importaciones, para Proveedores tenés:
Por qué pide el desglose: al pagar, la retención de Ganancias se calcula sobre el neto de lo que pagás. El pendiente se guarda con la misma proporción de neto que el comprobante original, así la retención sale igual que si lo hubieras cargado acá. Para no cargar la misma deuda dos veces, un proveedor no puede tener en la misma moneda comprobantes pendientes importados y un saldo inicial deudor (un saldo a favor sí).
Si le pagás en dólares a otra cotización, la nota por diferencia de cambio la emite el proveedor: la cargás como cualquier comprobante de compra.
Si tenés el módulo Contabilidad y permiso para asignar cuentas, el archivo de proveedores suma dos columnas
opcionales: cuenta_contable (la cuenta del proveedor, la de tu deuda con él) y
cuenta_contable_compras (a dónde van sus compras cuando el concepto no tiene cuenta propia). El de
conceptos de compra suma cuenta_contable: a dónde van las compras con ese concepto. Van con el
código de la cuenta, por ejemplo 2.1.01.001, y tiene que ser una cuenta activa que reciba asientos.
Si el código no existe en tu plan de cuentas, el proveedor o el concepto se importa igual, sin esa cuenta.
Una columna de cuenta vacía no borra nada: el proveedor conserva la cuenta que ya tenía o sigue usando la de los parámetros contables. Así, volver a importar un archivo sin esas columnas no deshace lo que imputaste a mano.
Por qué un código desconocido no frena la importación: el archivo de tu sistema anterior suele traer los códigos de su plan de cuentas, que no tienen por qué existir en el nuevo. El proveedor queda con la cuenta que ya tenía (o la de los parámetros contables) y se la asignás después desde Imputación contable. Una cuenta que existe pero agrupa otras o está inactiva sí hace fallar la fila: ahí el código es de tu plan y está mal elegido.
Se asignan por rol en Mi empresa → Roles y permisos. Los de Proveedores:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Ver / crear, editar y eliminar proveedores | La ficha de proveedores. |
| Ver cuenta corriente y análisis de deuda | El extracto y la deuda con cada proveedor. |
| Enviar cuenta corriente y análisis de deuda | Los botones Email y WhatsApp de esas dos pantallas. |
| Importar listas de precios de proveedores | La importación de listas. |
| Ver / gestionar conceptos de compra | El catálogo de conceptos. |
| Ver / crear y cancelar órdenes de compra | Las órdenes de compra. |
| Ver / crear y editar / anular recepciones | Los remitos de entrada. |
| Ver / cargar y editar / anular facturas | Las facturas de compra y su constatación. |
| Ver la mercadería a recibir (acopios) | La pantalla Acopios en proveedores. Traer lo pendiente se hace con un remito de entrada, así que además hace falta poder crear remitos. |
| Canjear artículos y cerrar saldos de acopios | Cambiar lo pendiente por otro artículo o darlo por cerrado. |
| Editar la configuración de compras | La pantalla Configuración. |
| Ver / exportar informes | Los informes de proveedores. |
Por ejemplo, quien recibe la mercadería en el depósito puede cargar remitos de entrada sin poder ver ni cargar facturas.
