Acá cargás tus artículos con su costo y su precio, y el sistema lleva cuánto tenés de cada uno en cada depósito. No hay que descontar nada a mano: cada factura, remito, compra o devolución mueve el stock sola.
También manejás los remitos, la mercadería que los clientes dejan acopiada, los lotes con vencimiento, la actualización masiva de precios y los informes para saber qué reponer y cuánto ganás.
En Artículos tocá Nuevo (o +). Lo más importante de la ficha:
Descripción, código interno, código de barras y SKU: por cualquiera de los tres códigos lo encontrás al facturar. Arriba a la derecha está el interruptor Activo. Debajo de la descripción, Editable en facturación/remito (apagado de fábrica) deja cambiar la descripción del renglón cuando vendés o remitís este artículo: sirve para los que se detallan en cada venta, como una mano de obra ("Colocación de 3 aberturas en Av. San Martín 120"). Apagado, el renglón sale siempre con la descripción de la ficha.
Familia, rubro (con subrubros), marca y proveedor. El proveedor de acá es el habitual, al que normalmente le comprás: es el que usa el informe de reposición. Si el artículo también se lo comprás a otros, cargalos en Proveedores. La familia es un prefijo libre que agrupa artículos parecidos: buscar "TOR" trae primero todos los de esa familia. En Rubro y Marca escribí parte del nombre para filtrar la lista, y elegí con las flechas y Enter: no hace falta recorrerla entera.
Alícuota de IVA y retención de IIBB. La alícuota es la que va a la factura. Si tu empresa no es Responsable Inscripto, no se elige: siempre es 0%.
Los tres están atados: cargá dos y el tercero se calcula solo (ver la calculadora abajo). En un artículo nuevo, si cargás el costo y dejás vacíos la brecha y el precio base, se asume una brecha de 0%: el precio base queda igual al costo, así no se guarda un artículo sin precio de venta. Después ajustás la brecha o el precio cuando quieras.
Desmarcá Mueve stock para servicios, fletes o mano de obra: se facturan pero no tienen stock que contar. Controla lote es para mercadería con vencimiento: pide lote y vencimiento al ingresar y vende primero lo que vence antes (ver Lotes).
Por debajo del mínimo el artículo aparece como "Bajo mínimo" y en el informe de reposición, que sugiere comprar hasta el máximo (o hasta el mínimo, si no cargaste máximo).
Ya guardado, la ficha muestra además sus precios en cada lista de precio, los códigos de cada proveedor, sus códigos PLU de balanza, las imágenes y el historial de precios: cada cambio de costo o de precio, con fecha y usuario.
Si el mismo artículo se lo comprás a veces a un proveedor y a veces a otro, cada uno lo identifica con su propio código y le pone su propio precio. En la tarjeta Proveedores de la ficha, con Nuevo código, cargás por cada proveedor:
Con eso el sistema calcula el costo unitario neto de ese proveedor: el precio sin IVA, con la bonificación y dividido por las unidades del bulto. La tabla muestra primero al más barato, marca cuál es el Habitual (el de Clasificación) y la fecha del último precio. Los precios se ven solo con el permiso Ver costos y márgenes; sin él, la tarjeta muestra solo los códigos.
No hace falta cargarlos a mano: al importar la lista de precios de un proveedor, cada artículo que se reconoce guarda solo su código y su precio, y lo que no se reconoce queda para vincular. Para ver todos los artículos con el precio de cada proveedor y elegir a quién comprarle, está Comparar precios.
Por qué no cambia el costo del artículo: el precio de cada proveedor queda guardado para compararlo con los demás. El costo del artículo sigue siendo uno solo y se actualiza al comprar, con una actualización de precios o al importar la lista del proveedor habitual (o de cualquiera, si lo elegís al importar). Así, cargar la cotización de un proveedor al que todavía no le compraste no te mueve el precio de venta.
Por qué todo neto y por unidad: un proveedor te cotiza la caja con IVA y otro la unidad sin IVA. Llevados al mismo número (sin IVA, bonificado, por unidad) se pueden comparar directamente.
Al comprar: en las órdenes de compra, los remitos de entrada y las facturas de proveedor, el buscador de artículos y el lector encuentran el artículo por el código de ese proveedor. Si tu artículo ya tenía SKU y proveedor cargados, ese SKU quedó como su primer código de proveedor.
En la pantalla completa, a la izquierda tenés un índice de las secciones: tocá una para ir directo a esa tarjeta, y mientras bajás marca en cuál estás. Si al guardar algo quedó mal, la sección se marca en rojo ahí, así no lo tenés que buscar.
La brecha es cuánto le sumás al costo para llegar al precio de venta. Probá cómo se mueven los tres:
Si cambia el costo, cambia el precio. Cuando sube el costo de un artículo (porque lo editaste, por una actualización masiva o por una compra), el precio de venta se recalcula con la misma brecha. Así no vendés por debajo de lo que te cuesta sin darte cuenta. Si querés cambiar el precio sin tocar el costo, editá el precio: la brecha se recalcula sola.
Quién ve el costo: el costo y la brecha se muestran solo a quien tiene el permiso Ver costos y márgenes. Sin él, la ficha muestra solo el precio base: si lo cambiás, el costo guardado se mantiene y la brecha se recalcula sola.
Que el costo y el precio incluyan IVA o no depende de la configuración de tu empresa (Mi empresa → Configuración → General), y la ficha lo indica en cada campo. Si el precio va con IVA y el costo sin IVA, el sistema suma el IVA del artículo en el medio de la cuenta.
El interruptor Activo lo saca de circulación sin perder su historia. Eliminar solo se puede si el artículo nunca tuvo movimientos de stock ni aparece en comprobantes: una factura emitida tiene que poder mostrar siempre qué se vendió.
El sistema no guarda "un número" de stock que alguien edita. Guarda cada movimiento (cada entrada y cada salida) y el saldo es la suma de todos. Nada se borra: si algo se corrige, se agrega el movimiento contrario.
| Movimiento | Qué lo genera |
|---|---|
| Venta | Una factura o una nota de débito (ya en borrador) descuenta del Depósito Central. |
| Anulación de venta | Descartar una factura o emitir una nota de crédito: vuelve la mercadería de los artículos de la nota (si es parcial, solo esas cantidades). |
| Compra | Un remito o una factura de proveedor (módulo Proveedores). |
| Retiro de acopio | Cada renglón de un remito: la mercadería sale del depósito elegido. |
| Devolución de remito | El cliente devuelve mercadería de un remito, o el repartidor no la entregó (Reparto). |
| Descarga de camión de reparto | La rendición de una hoja de ruta: lo que volvió sin entregar baja del camión al depósito del que salió. |
| Salida de insumos al campo / Devolución de insumos del campo | Si usás Cereales: los remitos de insumos de una orden de trabajo. La salida descuenta del depósito lo que se lleva al campo; la devolución reingresa lo que volvió sin usar. Anular el remito agrega el movimiento contrario. |
| Acopio | Mercadería vendida que pasa al depósito del cliente. |
| Transferencia manual | Pasar mercadería de un depósito a otro. |
| Ajuste | Una carga a mano o una importación de stock. Si usás Cereales, también el consumo de insumos imputado a una siembra ("Consumo en siembra") y su anulación. Si usás Reparto, también el faltante que aparece al rendir un camión. |
Con un número editable, nunca sabrías por qué hay 12 cajas en lugar de 20. Con el registro de movimientos, en Movimientos ves cada entrada y salida con su comprobante y su usuario, y el informe Analítico de artículos te arma la historia completa de un período. Siempre se puede explicar el saldo.
Hay tres clases de depósito:
El listado muestra cada depósito como una tarjeta, separados en pestañas: Propios, Camiones de reparto (solo si usás Reparto) y Acopios de clientes, que pueden ser muchos y por eso van aparte. Arriba ves el stock y el valor al costo de tus depósitos propios, lo acopiado de clientes y cuántos depósitos no tienen domicilio. Cada tarjeta dice qué hay adentro y cuál fue su último movimiento:
Tocando la tarjeta entrás al detalle del depósito: sus números (el de Bajo mínimo filtra la tabla), el stock de cada artículo contra su mínimo y con los lotes que vencen en 30 días, los últimos movimientos con su comprobante y los datos del depósito (domicilio y ubicación en el mapa). Desde ahí transferís (todo el depósito o un artículo puntual) y vas a ajustar stock.
El mínimo es del artículo, no del depósito: cada depósito se compara contra el stock mínimo cargado en la ficha del artículo. En el total de la pantalla Stock se compara la suma de tus depósitos.
Muestra el stock disponible de cada artículo: el total de tus depósitos o el de un depósito puntual (filtro de arriba). La columna Acopiado muestra, aparte, cuánto de ese artículo tienen acopiado todos tus clientes (ver Acopio); no se suma al total. Viendo el total, la columna Por depósito muestra cuánto hay en cada depósito propio (con muchos depósitos, solo los que tienen algo) y avisa si un lote vence en los próximos 30 días; tocando ese aviso ves los lotes. Si el artículo tiene stock mínimo, una barra muestra el saldo contra ese mínimo (la rayita es el mínimo) con su estado: Sin stock, Bajo mínimo u OK. Arriba, cuatro indicadores cuentan los artículos del filtro: Sin stock, Bajo mínimo, Lotes por vencer y Artículos con stock; tocá uno para ver solo esos y tocalo de nuevo para volver a todos. En cada fila, Ajustar queda a la vista y lo demás (Ver por depósito, Ver lotes, Transferir) está en el botón ⋯:
Suma mercadería a un depósito (un ingreso sin comprobante, o una diferencia de inventario a favor). Un ajuste siempre suma. Si estás filtrando por un depósito, el ajuste viene con ese depósito elegido. Si el artículo tiene saldo negativo en el depósito elegido (por ejemplo, porque se vendió sin tener el stock cargado), la cantidad viene sugerida para dejarlo en 0; la podés cambiar.
Pasa un artículo de un depósito a otro y deja su comprobante, igual que la pantalla Transferencias de stock. Si el depósito destino no existe, lo podés crear ahí mismo.
En los artículos con lote, el saldo de cada partida con su vencimiento, en el orden en que se van a vender.
Importar stock carga muchos artículos de una vez desde un CSV: el código (SKU, código de barras o código interno) y la cantidad. Para los artículos que controlan lote, además el lote y su vencimiento (3ª y 4ª columna). Antes de aplicar te muestra una vista previa con lo que no se puede importar y por qué (un código que no existe, un artículo con lote sin el lote). Cada fila suma esa cantidad al depósito elegido, y si algo falla al confirmar no se importa nada. Para traer el stock de tu sistema anterior usá mejor Stock inicial: reconoce los artículos por el código que tenían allá y volver a importar el archivo no duplica las cantidades.
Por qué el ajuste solo suma: la mercadería que falta casi siempre salió por algún lado (una venta, un retiro, una rotura). Para descontar se usa el movimiento que corresponde (un remito, una transferencia), así queda registrado a dónde fue.
En Stock → Transf. de stock pasás muchos artículos de un depósito a otro de una vez, y cada transferencia queda con su comprobante: número, PDF para imprimir y, si tenés Firma Digital, la firma de quien recibe.
Todo o nada: si un artículo no alcanza, no se transfiere ninguno y el sistema te dice cuál falla. Así nunca queda una transferencia a medias. Los artículos con lote salen del que vence primero, y el comprobante dice de qué lote es cada renglón.
Por qué no se edita ni se anula: el stock ya se movió, y el comprobante respalda lo que pasó físicamente. Si te equivocaste, hacé otra transferencia en sentido contrario: las dos quedan registradas. Solo se transfiere entre depósitos propios: el acopio de un cliente va por factura o remito, y un camión de reparto, por la hoja de ruta.
Además de en qué depósito está, podés saber dónde está cada artículo adentro: en qué sección, pasillo, estantería, nivel o cajón. Sirve para encontrarlo rápido y para armar los pedidos recorriendo el depósito una sola vez. El stock sigue siendo del depósito: ninguna venta, remito ni transferencia te pide ubicación.
En Depósitos → el depósito → Ubicaciones armás el árbol de cada depósito, con los niveles que necesites: Sección → Pasillo → Estantería → Nivel, una Zona "Mostrador" con cajones, góndolas, posiciones…
Un artículo puede estar en varias ubicaciones del mismo depósito (la reserva en el fondo y unas pocas en el mostrador). Una es la principal: la primera que le asignás, o la que marques con Hacer principal.
UBI: adelante, y el sistema sabe que es una ubicación. En Un producto, un código tipeado a mano se toma como ubicación solo si tiene guión (A-01-A-2), porque un código suelto como M también puede ser la búsqueda de un artículo. La lectora tiene que leer QR (las de imagen o 2D; las láser solo leen códigos de barras).Por qué no se lleva stock por estante: obligaría a decir de qué estante sale cada unidad en cada venta, remito o transferencia, un paso más en todos lados, también en el mostrador. Así sabés dónde buscar sin cambiar cómo trabajás. En la consulta, un código pasa a "modo estante" solo si tiene guión (A-01-A-2): un código de una letra se sigue buscando como artículo.
Si un artículo tiene Controla lote, cada ingreso de mercadería pide el código de lote (obligatorio) y, si los tenés, su vencimiento y su fecha de formulado (cuándo se fabricó la partida). El sistema sabe cuánto queda de cada partida en cada depósito.
Vender primero lo que vence antes evita que se te venza mercadería en el depósito. Y saber qué lote recibió cada cliente te permite rastrearlo si un proveedor retira una partida.
Un remito documenta una entrega de mercadería. Lleva cliente, depósito de origen y artículos, pero no lleva precios: eso se define cuando se factura (ver la guía de Facturación). Se crea desde Remitos, o con Remitar desde un presupuesto.
Cómo funcionan los renglones libres: no mueven stock ni se facturan desde Facturar remitos (no tienen artículo ni precio), y tampoco pasan a la hoja de ruta de Reparto. Se imprimen en el PDF después de los artículos. Por eso el remito tiene que llevar al menos un artículo: uno hecho solo de renglones libres no documentaría ninguna entrega de mercadería. Si remitás un presupuesto que tiene renglones sin artículo, pasan al remito como renglones libres.
Si el remito sale de Remitar un presupuesto, o de Generar remito en una factura, hereda la entrega pactada en la venta. Un remito que se crea solo (un pedido de Preventa, un retiro desde el depósito de acopio) toma la modalidad por defecto del cliente. El PDF imprime la entrega ("Retira el cliente" o el domicilio con sus notas), y en el listado de remitos tenés la columna Entrega y un filtro para ver solo los de envío o solo los que retiran.
Por qué se marca en el remito: sirve aunque repartas con tu propia logística, para saber qué hay que cargar en la camioneta y a dónde va. Si usás el módulo Reparto, la hoja de ruta solo ofrece los remitos con envío, así no se despacha por error mercadería que el cliente ya se llevó en mano. El domicilio queda guardado en el remito tal como estaba: si después cambia la ficha del cliente, el remito sigue diciendo a dónde fue.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Entregado y todavía sin facturar. |
| Facturado parcial | Una parte ya se facturó. |
| Facturado | Todo lo entregado ya está facturado. |
| Fact. anticipada (retiro de acopio) | Retiro de mercadería acopiada: ya se facturó cuando el cliente la compró. |
| Devuelto | El cliente devolvió todo. |
El estado se actualiza solo al facturar, al anular una factura o al registrar una devolución.
Para facturar varios remitos de una vez, tildalos en el listado (solo se pueden tildar los que tienen algo pendiente) y tocá Facturar seleccionados: elegís el punto de venta y si sale una factura por cliente o una por remito (ver Facturar en lote).
Lo facturado no se devuelve desde el remito: primero hay que hacerle a la factura una nota de crédito por lo que vuelve (puede ser parcial: solo esos artículos y cantidades), para que la factura y la cuenta corriente queden bien. Emitida la nota, esas unidades vuelven a estar pendientes en el remito y ahí sí registrás la devolución (o volvés a facturar lo que corresponda). Por la misma razón, un remito con algo facturado no se edita.
Que se pueda remitar sin stock depende de la opción "Impedir facturar o remitar con stock negativo" de Configuración.
Si tu empresa usa remitos con CAI, al cargar el remito aparece la opción para pedirlo. Si no quedan números autorizados, el remito queda pendiente de CAI y se reintenta la asignación desde el listado.
Con el módulo Firma Digital, el cliente puede firmar el remito en una tablet: desde el Detalle, con Pedir firma, o al guardar, si la firma es obligatoria (en ese caso el remito se guarda recién cuando el cliente firma). La firma sale en el PDF del remito. Si editás el remito después de firmado, la firma deja de valer y hay que volver a pedirla. Ver la guía de Firma Digital.
Con el módulo Reparto, el listado marca el estado de entrega de cada remito (en reparto, entregado, entrega parcial, no entregado, reprogramado) y el filtro Cualquier entrega busca por ese estado. Desde el detalle ves las hojas de ruta por las que pasó, quién recibió, la firma, las fotos y lo que faltó, y bajás la constancia de entrega en PDF. Ver la guía de Reparto.
Acopiar es cuando el cliente compra y paga ahora, pero se lleva la mercadería de a poco (típico en materiales de construcción). La mercadería pasa a un depósito a nombre del cliente: ya no es tuya para vender, pero sigue físicamente en tu depósito.
Cuando el cliente vuelve a buscar mercadería, se hace un remito desde su depósito de acopio, o directamente desde el detalle del acopio (Depósitos → Acopios de clientes): ves de qué factura y desde cuándo está cada artículo, tildás lo que se lleva (sin cantidad, se lleva todo lo acopiado de ese artículo) y Generar remito de retiro arma un solo remito con todo. Ese remito queda como "Fact. anticipada" y no aparece para facturar, porque ya se cobró.
Desde un depósito de acopio no se puede retirar más de lo que el cliente tiene acopiado de cada artículo, aunque tengas permitido vender sin stock: si el remito pide más, el sistema avisa cuánto le queda y no lo guarda.
Por qué un depósito aparte: si la mercadería acopiada siguiera contando en tu Central, la venderías dos veces. Al moverla al depósito del cliente, deja de figurar como disponible, y en cualquier momento sabés cuánto le debés entregar a cada uno.
Por eso el total de stock (en la pantalla Stock, la consulta de precios, los informes y el stock mínimo) cuenta solo tus depósitos, y no lo acopiado: esa mercadería ya está vendida. Lo acopiado se ve aparte, en la columna Acopiado, aunque físicamente siga en tu local.
Solo se acopian los artículos que mueven stock. Un flete o una mano de obra en la misma factura se cobra igual, pero no queda acopiado: no hay nada que guardarle al cliente.
Acopiar algo que ya se había entregado no lo descuenta dos veces: el sistema primero devuelve esa venta y después lo acopia.
¿Es al revés, y sos vos el que compró y deja la mercadería en el proveedor? Eso es un acopio en proveedor: no suma stock hasta que llega con cada remito de entrada.
La orden de retiro es el papel que firma el cliente cuando se lleva mercadería de una factura con CAE (o una factura interna X emitida) o de un remito. Por cada renglón indicás cuánto se lleva, y lo que no se lleva queda acopiado a su nombre.
La orden no vuelve a descontar stock: la mercadería ya salió cuando se cargó la factura (desde el borrador) o se hizo el remito. Lo único que hace es mover el sobrante al acopio del cliente.
Para subir o bajar los precios de muchos artículos de una sola vez:
También podés recalcular el precio de venta a partir del margen que ya tiene cada artículo, sin tocar el costo. Los artículos sin margen cargado se saltean, y la pantalla te dice cuántos quedaron afuera.
Cada corrida queda en el Historial de ajustes, con fecha, usuario y cantidad de artículos. Si te equivocaste, Deshacer devuelve cada artículo al precio exacto que tenía antes de esa corrida.
Hasta 200 artículos se aplica en el momento y es todo o nada: si un artículo quedara con un precio inválido (por ejemplo, negativo), no se aplica ninguno.
Más de 200 se aplica en segundo plano, de a tandas: la pantalla muestra cuántos van y podés seguir trabajando. Así una corrida de miles de artículos no se corta a mitad de camino ni frena al resto del sistema mientras tanto. Si una tanda falla, lo aplicado hasta ahí queda (en el historial figura "Con error — se aplicó en parte", con el motivo) y lo podés deshacer como cualquier otra corrida. Mientras se está aplicando no se puede deshacer.
Deshacer usa el precio real anterior, no la cuenta inversa: bajar un 10% después de subir un 10% no te deja donde estabas, pero deshacer sí. El deshacer queda registrado como otra corrida, así que el historial no se pierde.
Recordá que subir el costo también sube el precio de venta, porque se mantiene la brecha.
Pensada para el mostrador: buscás (o escaneás) un artículo y ves su precio, su stock y dónde está. Tiene dos formas de verse:
Con Configurar definís, para las dos:
Se puede descargar en PDF para imprimir la lista.
Si un artículo tiene el precio en dólares, debajo de cada precio en U$S ves en gris su equivalente en pesos, a la última cotización cargada en Empresa → Cotización dólar. Si no hay ninguna cargada, se muestra solo el precio en dólares. El PDF también los trae, y arriba indica qué cotización se usó y de qué fecha.
El equivalente en pesos es una referencia para el mostrador: al facturar, el comprobante usa la cotización que tenga ese día, así que si la cotización cambió el total en pesos puede no coincidir.
El costo, el margen y la fecha de actualización del costo solo los ve quien tiene el permiso Ver costos y márgenes, para que no aparezcan en una pantalla que mira el cliente. Las reglas de color sobre esos campos también se aplican solo para esos usuarios, para que no se pueda adivinar el costo por el color.
Cada comprobante guarda el coeficiente de IIBB que tenía el artículo cuando se emitió. Por eso, si mañana cambiás un coeficiente o recategorizás un artículo, el libro de IVA de un mes ya cerrado no cambia.
Si vendés por peso con una balanza etiquetadora, el sistema lee la etiqueta que imprime: escaneás la etiqueta en una factura, un presupuesto, un remito, un pedido de preventa o el POS, y se agrega el artículo con la cantidad y el importe de esa pieza.
20 CCCCC IIIII D.00045 con 5 dígitos).Cada etiqueta agrega su propio renglón, aunque sea el mismo artículo: dos bandejas de asado son dos piezas con pesos distintos. En el POS esos renglones no tienen − y +, porque la cantidad es la de la etiqueta. Si la etiqueta trae el peso, la cantidad es ese peso y el precio es el de la lista. Si trae el importe, la cantidad se calcula dividiendo el importe por el precio con IVA (con 3 decimales). Para que el total dé justo lo impreso, se ajusta el precio unitario, salvo que en Configuración → General elijas respetar el precio de lista. En el remito, que no lleva precios, solo se usa la cantidad.
Si escaneás una etiqueta que se leyó mal, o un PLU que no está cargado en ningún artículo, la pantalla te avisa cuál es el problema y no agrega nada. Un código que no empieza con el prefijo de ninguna balanza activa se busca como siempre, por código de barras o SKU. Una balanza sin prefijo no reconoce etiquetas.
Por qué cada balanza tiene su prefijo: el mismo PLU puede ser un artículo en la balanza de la carnicería y otro en la de la fiambrería. Con el prefijo, el sistema sabe de qué balanza salió la etiqueta y busca el PLU entre los de esa balanza. Si una balanza usa el 2 solo como prefijo (le deja más dígitos al importe, hasta $ 99.999,99), toma todos los códigos que empiezan con 2: por eso no puede haber otra balanza con prefijo. Además, el último dígito de la etiqueta es un verificador: si el lector leyó mal un número, el sistema lo detecta en lugar de cobrar otro artículo u otro importe.
Por qué el código solo no alcanza para saber el formato: el código de barras es una tira de
números, sin separaciones. La misma etiqueta 2591101343106 puede ser PLU 5911 por $ 1.343,10 o PLU 591101 por
$ 343,10, y lo único que dice cuál es la correcta es lo impreso en el papel. Por eso la detección te pregunta y no
completa nada hasta que confirmás.
Por qué los dígitos del PLU tienen que ser los de la balanza: la etiqueta reparte los dígitos que quedan después del prefijo entre el PLU y el importe o peso. Si acá pusieras más o menos dígitos que en la balanza, el sistema cortaría el código en otro lugar y leería mal el artículo y el importe. Por eso tampoco te deja bajar los dígitos de una balanza si tiene artículos con un PLU más largo: esos artículos no se podrían encontrar con ninguna etiqueta.
Para no cargar los artículos y los precios dos veces, el sistema te arma el archivo que importa el programa con el que cargás la balanza en la PC: Qendra para las balanzas Systel e iTegra para las Kretz.
Va cada artículo activo que tenga PLU en esa balanza, con su nombre sin acentos (la balanza no los imprime) y el precio final, con IVA, de la lista que elegiste: por kilo si el artículo se vende en kilogramos y por unidad si no. Cuando cambies precios, volvé a bajar el archivo e importalo de nuevo: el programa actualiza los PLU que ya tiene.
Qendra puede leer el archivo solo. En su ventana de Configuración, en Origen de datos, elegí una carpeta, activá Importar automáticamente y la opción de transmitir las novedades a las balanzas después de importar. Desde ahí, alcanza con guardar el archivo descargado en esa carpeta. Si preferís hacerlo a mano, importalo desde el menú Archivo y después tocá Actualizar para transmitirlo a las balanzas.
Qendra acepta descripciones y secciones de hasta 18 letras (se cortan si son más largas) y códigos de PLU de 1 a 99.997. Cada PLU ocupa además un lugar en la memoria de la balanza, de 1 a 4.000: usamos el mismo número que el código cuando entra, como recomienda Systel, y si no el primero libre.
;. Importá desde la fila 1 (el archivo no tiene encabezado).
iTegra acepta nombres de hasta 26 letras y códigos de PLU de hasta 5 dígitos. El tipo va como P (pesable)
o N (no pesable). El código de familia va siempre en 1, porque iTegra no acepta una familia
0.
Por qué un archivo y no directo a la balanza: cada marca habla con su balanza con un protocolo propio, y el sistema está en internet, no en la red de tu local. El programa de la balanza ya sabe hablarle: el archivo le pasa los datos en el formato que su fabricante indica para integrarse con un sistema de gestión.
Cada informe tiene sus filtros (período, depósito, rubro, marca…) y se exporta a PDF, Excel o CSV.
¿Necesitás algo que estos informes no muestran, como las ventas de cada rubro mes por mes? Armalo vos en Reportes a medida, si tu plan lo incluye: usa las mismas reglas que estos informes (notas de crédito restando, dólares pasados a pesos).
PDF de informes largos: si el informe tiene más de 1.500 filas, el PDF no se arma en el momento: se abre una pestaña que te avisa que lo estamos generando, y cuando está listo te llega a la campanita con el link para bajarlo (queda disponible 24 horas). Arriba de 30.000 filas el PDF no se ofrece: achicá el período o bajalo en Excel o CSV, que no tienen límite.
Por qué: un PDF de miles de filas tarda minutos en armarse. Generarlo aparte te deja seguir trabajando y no frena el sistema para los demás mientras tanto.
| Informe | Qué muestra |
|---|---|
| Datos generales | El padrón de artículos con rubro, marca, proveedor, unidad, IVA, costo y precio. |
| Stock general / por depósito | El stock de cada artículo con una columna por depósito propio, valorizado al costo. Lo acopiado por clientes va en la columna Acopiado, que aparece solo si hay algo acopiado: no suma al total ni se valoriza, y sirve para cuadrar un conteo (lo que está en el estante es lo tuyo más lo acopiado). Si armaste ubicaciones, cada artículo muestra su ubicación principal, y eligiendo un depósito podés filtrar una ubicación (con todo lo de adentro): sale en el orden del recorrido, y el PDF te queda como hoja para contar ese pasillo o estante. |
| Analítico de artículos | Saldo inicial, cada entrada y salida con su comprobante, y saldo final de un período. |
| Ranking de más vendidos | Cantidad e importe facturado por artículo en el período (facturas y notas de débito, menos notas de crédito). |
| Artículos a reponer | Los que están bajo su mínimo, agrupados por proveedor, con la compra sugerida para llegar al máximo y su costo. El stock que se compara contra el mínimo es solo el tuyo; lo acopiado se ve al lado, en Acopiado. |
| Margen de utilidad | Por artículo: cantidad vendida, costo, venta sin IVA y utilidad del período. |
El margen usa el costo del momento de la venta: cada venta guarda el costo que tenía el artículo ese día. Si después subió el costo, el margen de las ventas pasadas no se recalcula, y ves lo que realmente ganaste. La venta se toma sin IVA, porque el IVA no es ganancia tuya.
Viene desactivado porque muchas empresas venden mercadería que todavía no cargaron (llegó y no se ingresó la compra). Si tu stock está al día, activarlo evita vender lo que no tenés.
En Mi empresa → Configuración → Importaciones tenés, para Stock:
Stock inicial y acopios van por separado: el stock inicial es lo que tenés para vender, así que no tiene que incluir lo que los clientes ya compraron y no retiraron. Eso va en Acopios de clientes, a su propio depósito. Por eso el stock inicial no se puede cargar en un depósito de acopio.
Volver a importar el mismo archivo no duplica nada: una fila que ya está cargada con la misma cantidad no se vuelve a sumar. Si un saldo cambió desde la primera vez, esa fila falla y te dice cuánto había quedado cargado: la diferencia se corrige con Ajustar en la pantalla Stock, porque los movimientos de stock nunca se pisan.
Para sumar cantidades del día a día desde un CSV está también Importar stock en la pantalla Stock. Las listas de precio de proveedores se importan desde Actualización de precios.
Si tenés el módulo Contabilidad y permiso para asignar cuentas, el archivo de artículos suma dos columnas
opcionales: cuenta_contable_ventas y cuenta_contable_compras, con el código de la cuenta
(por ejemplo 4.1.01). Tiene que ser una cuenta activa que reciba asientos. Si el código no existe en
tu plan de cuentas, el artículo se importa igual, sin esa cuenta.
Una columna de cuenta vacía no borra nada: el artículo conserva la cuenta que ya tenía, o sigue usando la de su rubro o la de los parámetros contables. Así, volver a importar un archivo sin esas columnas no deshace lo que imputaste a mano.
Por qué un código desconocido no frena la importación: el archivo de tu sistema anterior suele traer los códigos de su plan de cuentas, que no tienen por qué existir en el nuevo. El artículo queda con la cuenta que ya tenía (o la de su rubro, o la de los parámetros contables) y se la asignás después desde Imputación contable. Una cuenta que existe pero agrupa otras o está inactiva sí hace fallar la fila: ahí el código es de tu plan y está mal elegido.
Se asignan por rol en Mi empresa → Roles y permisos. Los de Stock:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Ver / crear, editar y eliminar artículos | El catálogo de artículos. |
| Ver costos y márgenes | El costo y la brecha en la ficha y en el listado de artículos (columnas y orden), en la consulta de precios y su PDF, y el informe de margen. |
| Actualizar precios en forma masiva | La actualización masiva y deshacer corridas. |
| Ver el stock / ajustar e importar / transferir | La pantalla Stock y cada una de sus acciones. Ver el stock alcanza para el listado de Transferencias y sus PDF; cargar una pide transferir. |
| Ver / crear y editar depósitos | Los depósitos. |
| Retirar mercadería acopiada | El retiro desde el detalle de un acopio. |
| Ver / crear y editar remitos | Los remitos. |
| Registrar devoluciones de remitos | Las devoluciones. |
| Ver / crear órdenes de retiro | Las órdenes de retiro. |
| Acopiar mercadería de comprobantes emitidos | Acopiar después de facturar. |
| Consultar / configurar la consulta de precios | La consulta de precios y su configuración. |
| Ver / editar catálogos | Rubros, marcas, retenciones IIBB y balanzas. |
| Editar la configuración de stock | La pantalla Configuración. |
| Ver / exportar informes de stock | Los informes (el de margen pide además ver costos). |
